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La fórmula secreta

Sintaxis enrevesada y confusa en la última convocatoria de becas en el “BOE”. Un calvario para los solicitantes de estas ayudas.

Acabo de terminar un curso de modernización del lenguaje administrativo en el que he insistido con machaconería a las alumnas (sí, todas mujeres) en que la clave de la comunicación eficaz entre Administración y ciudadanos está, simplemente, en entender que hay personas que hablan con personas. Que ese es el principio básico, elemental, de la comunicación. Cuando el ciudadano –la persona– se echa a la cara un documento administrativo –o el Boletín Oficial del Estado (BOE)– y no entiende nada, seguro que es porque los redactores –personas– no han puesto el empeño necesario en que fueran textos comprensibles. De ahí se deriva todo lo demás.

Esto viene a cuento porque he leído un artículo de Arturo Pérez Reverte, “El calvario de ser becario, en el que brama contra el lenguaje enrevesado del BOE, reflejo de “una burocracia infame que, en lugar de estar al servicio del individuo facilitándole la vida, no existe sino para arruinársela“. Y más en concreto, contra la desgraciada peripecia de tantos recién titulados superiores que pueden viajar al extranjero con un contrato vinculado a una beca ya concedida, pero que no acaba de hacerse efectiva por esa dichosa burrocracia.

El escritor y académico de la RAE remata su clamor refiriéndose al BOE, donde, dice (las negritas son mías):

…las convocatorias de becas parecen redactadas para disuadir de pedirlas: farragosas, torpes, con una sintaxis tan enrevesada y confusa que a veces parece redactada por el más analfabeto del departamento.

Así que, visto lo visto, me he ido al BOE, a la última convocatoria general de becas, la de agosto de este año, y me he encontrado, entre otros, con este singular parrafito:

Artículo 45. Modelo de solicitud y documentación a presentar
Una vez cumplimentada la solicitud, deberá ser firmada por el interesado con cualquiera de los sistemas de firma electrónica establecidos en el apartado 2 del artículo 13 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y enviada por el procedimiento telemático establecido, quedando así presentada a todos los efectos. No serán tenidas en cuenta aquellas solicitudes cumplimentadas por vía telemática que no completen el proceso de presentación establecido, obteniendo el resguardo de solicitud que deberá ser conservado por el solicitante para acreditar, en caso de que resulte necesario, la presentación de su solicitud en el plazo y forma establecidos.

Son ciento nueve palabras con un solo punto y seguido por en medio. Un texto difícil de comprender, plagado de los vicios del lenguaje administrativo más rancio. Yo lo he visto así:

  • Despersonalización de los actores (emisor y receptor): Una vez cumplimentada la solicitud. ¿Quién cumplimenta la solicitud? ¿Quién dice que hay que cumplimentarla?
  • Ambigüedad (expresiones impersonales y nominalizaciones): deberá ser firmada; no serán tenidas en cuenta; deberá ser conservado.
  • Incorrecciones gramaticales (aparte de las oraciones alargadas y subordinadas): gerundios de posterioridad en quedando así presentada y obteniendo el resguardo, que, además, acentúan la ambigüedad del texto. Y está lo de documentación a presentar, un galicismo que para la RAE “posee escaso prestigio en el español actual“.
  • Palabras alargadas: cumplimentar (en su segunda acepción en el DRAE, rellenar).
  • Redundancias y cacofonías: solicitudes cumplimentadas […] que no completen; resguardo de solicitud […] conservado por el solicitante […] presentación de su solicitud.

Una joyita manifiestamente mejorable.

Las fórmulas para calcular las ayudas y para las notas medias que hacen falta solo dan fe de que la Administración quiere afinar tanto (!) que no hay quien la entienda.

La fórmula secreta de becas grande

Fórmula de la cuantía variable que se distribuirá entre los solicitantes en función de su renta familiar y su rendimiento académico.

En la Exposición de motivos de la resolución se afirma:

Es propósito decidido del Gobierno seguir avanzando por esta vía de búsqueda del esfuerzo académico y la responsabilidad.

Ya…

P.D.:
Un texto más comprensible que el del BOE podría ser este:

Artículo 45. Modelo de solicitud y documentación para presentar
El interesado deberá rellenar la solicitud y completarla mediante firma electrónica (apartado 2 del artículo 13 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos). Quedará presentada formalmente con su envío por el procedimiento telemático establecido. Solo se tendrán en cuenta aquellas solicitudes que se hayan completado por dicho procedimiento, mediante el cual los interesados podrán obtener el resguardo correspondiente. En caso de que sea necesario, ese resguardo servirá para acreditar que la solicitud se presentó en tiempo y forma.

Algo más que una imagen renovada

Contra el lenguaje oscuro, lenguaje claro.

Un blog más atractivo para llegar a más personas. (Ilustración: COSTA, con ClipArt ETC).

¿Te gusta el nuevo diseño del blog? ¿Has repasado la información estable que aparece en la columna de la derecha? ¿Qué te parece la reubicación de los enlaces? ¿Crees que faltan o sobran? Estaré encantado de que me hagas llegar tus opiniones al respecto. ¡Ojalá que hayamos acertado!

El nuevo diseño y la emigración del blog desde la plataforma de WordPress donde estaba han sido posibles gracias a la colaboración de David Martínez de Bartolomé y Leticia de Santos, compañeros y excelentes profesionales en la Universidad Complutense. Sin sus conocimientos informáticos y de diseño gráfico no hubiera podido llevar a cabo con éxito este cambio. El objetivo es que los contenidos, que se van a mantener en el mismo estilo que hasta ahora, lleguen a más personas y de manera más atractiva y más accesible.

Dentro de unos días lenguajeadministrativo.com cumplirá tres años, pues publiqué la primera entrada (Adjunto remito) el 23 de septiembre de 2010. Desde entonces esta bitácora ha recibido, según estadísticas de WordPress, más de ciento setenta mil visitas procedentes sobre todo de España e Iberoamérica; pero también de Estados Unidos y del resto de Europa muy especialmente. Y para los más despistados, esta web tiene ahora mismo un PageRank de 6 (relevancia en la Red, medida de 0 a 10 por Google). No está nada mal.

¿Podré seguir contando contigo? ¡Gracias por tu interés!

“Estilo oscuro, pensamiento oscuro”, un artículo de Azorín

La claridad es la primera calidad del estilo. No hablamos sino para darnos a entender (Ilustración de Bayuela, con ClipETC).

La claridad es la primera cualidad del estilo. No hablamos sino para darnos a entender (Ilustración de Bayuela, con ClipETC).

Esta bitácora ha sido desde el primer minuto una apuesta por el lenguaje claro. Está en el lema. Desde siempre he tenido en Azorín un referente de cómo escribir con claridad. Y resulta que ahora, pasados tantos años desde que empecé a juntar letras con algún sentido descubro un artículo de este maestro, periodista y escritor, que viene a ser la síntesis de su modo de escribir: “Estilo oscuro, pensamiento oscuro”. He de decirlo. El descubrimiento se lo debo a la lista de Apuntes, el foro de la Fundéu BBVA. Es decir, a los apunteros. Y a ellos he de agradecérselo, pues me ha permitido llegar a una auténtica joya literaria: “Un pueblecito. Riofrío de Ávila”. Publicado por primera vez en 1916 y del que ahora tengo una edición de 1957 en la colección Austral.

Es el libro entero una lección de estilo, del estilo claro. Y para esa lección, Azorín nos pone a seguir a Jacinto Bejarano Galavis y Nidos, al que convierte en personaje principal y del que aparece, según cuenta, en la Cuesta de Moyano de Madrid, una obra en dos tomos publicada en 1791. De esa obra, de sus impresiones sobre Riofrío de Ávila, saca nuestro autor material y excusa para su exaltación de lo sencillo. Al final va a resultar que Azorín nos confiesa que no ha estado nunca físicamente en ese pueblecito de Ávila: “¿Para qué hacer el viaje? Hay un momento en la vida en que descubrimos que la imagen de la realidad es mejor que la realidad misma”.

La gran lección se contiene en el siguiente párrafo:

Colocad una cosa después de otra […] ¿No habéis observado que el defecto de un orador o de un escritor consiste en que coloca unas cosas dentro de otras, por medio de paréntesis, de apartados, de incisos y de consideraciones pasajeras e incidentales? Pues bien: lo contrario es colocar las cosas –ideas, sensaciones–, unas después de otras. “Las cosas deben colocarse –dice Bejarano– según el orden en que se piensan, y darles la debida extensión”. Mas la dificultad está… en pensar bien.

Estilo oscuro, pensamiento oscuro

Azorín –José Martínez Ruiz– es el ejemplo más directo de cómo escribir con claridad. De su estilo dice María de Maeztu en su Antología de prosistas españoles del siglo XX que “su prosa clara, precisa y concisa, de frase corta y construcción directa, cae como una bomba en medio de la literatura finisecular, ampulosa, de falsa retórica”. Lo tiene claro Azorín. Su artículo “Derechamente a las cosas” termina así: “De todos los defectos del estilo, el más ridículo es el que se llama hinchazón”.

Algunos no entienden que no hablamos sino para darnos a entender. ¿Se entiende?

Buenos ejemplos de usos y normas en la comunicación escrita

La Universidad de Cádiz se incorpora a las instituciones que cuentan con un manual para uso de sus investigadores y empleados públicos (Ilustración de Bayuela con ClipETC)

La Universidad de Cádiz se incorpora a las instituciones que cuentan con un manual para uso de sus investigadores y empleados públicos (Ilustración de Bayuela con ClipETC)

La Universidad de Cádiz tiene la suerte de contar desde hace poco tiempo con un libro de estilo. Y digo suerte, subrayado y con toda la intención, porque en la universidad en la que trabajo y donde imparto cursos de lenguaje administrativo un manual de estas características se echa mucho en falta. El que aquí comento tiene formato de libro de bolsillo y un destinatario diverso, como ya indica su título: “Usos y normas de la comunicación escrita”. Muy bueno y muy práctico para los investigadores que tienen que comunicar ciencia, pero también muy bueno y muy práctico para los empleados públicos de la institución. Y al respecto, un apartado muy recomendable: “Errores frecuentes en textos administrativos y científicos” (pp. 181-203), que tiene la virtud de que se puede leer de manera independiente o ampliándolo con otros capítulos del índice que tratan cuestiones más generales en el orden ortográfico, gramatical, léxico o presentación formal de documentos científicos. Y todo bien regado de referencias bibliográficas, en modo que a mí me parece otro acierto de esta obra, pues aparecen al final de cada capítulo y su uso es más directo.

Traigo aquí algunos ejemplos de errores frecuentes en el apartado de lenguaje administrativo:

Nominalización (uso del sustantivo derivado del verbo):
*Giraron visita de inspección al establecimiento.
Inspeccionaron el establecimiento.

*Se procederá a dictar resolución de revocación.
Se procederá a revocar.

Omisión incorrecta del nombre:
*Firma la presente.
Firma la presente resolución.

Omisión incorrecta del determinante:
*Tiene entrada en esta Dirección escrito de referencia.
Tiene entrada en esta Dirección el escrito de referencia.

Uso indebido del participio de presente, por arcaico:
*Firmado (o Fdo.)
Firma del declarante

Giros negativos, que aportan monotonía y complejidad al texto:
*Podrá no considerar incumplimiento.
Podrá considerar cumplimiento.

Frases innecesarias para la comprensión del texto (frases expletivas):
*La Dirección General de Aduanas, dentro de su competencia, adoptará las medidas que considere oportunas…

*A los convenios colectivos podrán adherirse, pura y simplemente, por la totalidad de sus estipulaciones, tanto una empresa…

Son solo unos pocos ejemplos de lo que el lector se encontrará. En definitiva, y como digo, una obra muy recomendable para el ámbito académico y administrativo. Sencilla y accesible.

Adenda

Me ha resultado curiosa la adscripción de los textos periodísticos a los lenguajes de especialidad (pp. 181 y 193). No hay tal. Me parece que es un error de óptica. Hay géneros periodísticos, que es otra cosa: reportaje, entrevista, crónica, noticia, etcétera. Los textos periodísticos pueden estar impregnados (o contaminados) del lenguaje de los políticos, pero eso no los convierte en un lenguaje de especialidad, que, de habitual, se suele distinguir por un léxico propio, por ejemplo. El lenguaje periodístico consiste, básicamente, en contar lo que pasa de la manera más clara posible al mayor número de personas. Y el lenguaje especializado, con su terminología propia, pertenece a comunidades restringidas.

Impropiedad léxica o cuando a las palabras se les atribuye un significado que no tienen

Hojeando la prensa me encuentro con el anuncio de AENA (Aeropuertos Españoles y Navegación Aérea) que reproduzco aquí. Ha sido el título lo que ha llamado mi atención: Comunicación de apertura de proposiciones económicas. ¿De proposiciones económicas?, o, mejor, ¿de propuestas económicas?

"Proposiciones económicas" o ¿"propuestas económicas"?

“Proposiciones económicas” o ¿”propuestas económicas”?

Por no perdernos en vericuetos. Si vamos a la tercera acepción de la palabra propuesta (DRAE), nos encontramos:

Consulta de un asunto o negocio a la persona, junta o cuerpo que lo ha de resolver.

Esta es la que parece idónea para el caso que nos ocupa. Sin embargo, lo de “proposiciones económicas” forma parte del léxico administrativo y ahí está en el BOE (Boletín Oficial del Estado) desde hace decenas de años. Más acostumbrados estamos, pienso, a la expresión proposición de ley, también en el DRAE (Diccionario de la Real Academia):

Texto ajustado a los requisitos y presentado por las Cámaras legislativas o por iniciativa extraparlamentaria, para su tramitación y aprobación como ley.

Uno de los errores frecuentes en el lenguaje administrativo es el de impropiedad léxica (falta de propiedad), lo que ocurre cuando se les atribuye a las palabras un significado que no tienen (no es lo mismo estar en el candelero que estar en el candelabro). Descontada la razón de la ignorancia, la confusión puede venir por el parecido fónico (ascendencia no es influencia, por ejemplo), por una traducción apresurada al castellano (balance no es resultado) o por influencia de los medios de comunicación que reproducen el lenguaje de los políticos (la ley contempla, por la ley establece, regula, dispone, obliga, recoge, fomenta, contiene…).

Un muestrario de palabras a las que se les suele atribuir un significado distinto del verdadero sería (en negritas la apropiada):

130211 Impropiedad

A cada palabra, su significado (ilustración: Bayuela).

    • adolecer/carecer
    • ascendencia/influencia
    • avanzar/adelantar
    • balance/resultado
    • cesar (a alguien)/destituir
    • contabilizar/contar
    • contemplar/tener en cuenta
    • concluir/acabar, finalizar
    • conducir/dirigir
    • detentar/ejercer
    • dinamizar/activar, estimular
    • eficiencia/eficacia
    • fuerte/importante
    • ignorar/desestimar, desoír, rechazar
    • implementar/aplicar, ejecutar
    • inaudito/insólito
    • ostentar (un cargo)/desempeñar (un cargo)
    • perseguir/pretender, intentar
    • prever/planear, tener la intención
    • problemática/problema
    • profundizar/proseguir
    • reticente/reacio, remiso
    • señalizar/señalar
    • visionar/visualizar

¿Quién no tiene dudas? Después de escribir, repasar; después de repasar y, previa consulta al diccionario, corregir. Yo también dudo. Y mucho.

Frases largas, estilo farragoso: párrafos administrativos incomprensibles

Los párrafos breves son más fáciles de leer. (Tomado de Plain Language Australia: http://www.plainlanguageaustralia.com/).

Los párrafos breves y concisos son más fáciles de leer. (Ilustración tomada de Plain language Australia).

Lo normal a la hora de ponernos a escribir viene siendo lo que nos explicaron ya de pequeños en el colegio o en la escuela: sujeto, verbo y predicado (Juan come poco). Es la forma más clara de decir algo. Si a ese mensaje le voy añadiendo información (Juan, cuando va al colegio, come poco), empiezo a distanciar la acción que expresa el verbo (comer) del sujeto (Juan). En realidad puedo precisar más (Juan, cuando va al colegio, y está resfriado, come poco) y más (Juan, cuando va al colegio los lunes por la mañana y está resfriado, come poco) y más (Juan, cuando va al colegio, acompañado de su madre los lunes por la mañana y está resfriado, come poco) y más (Juan, cuando va en coche al colegio acompañado de su madre, los lunes por la mañana, y está resfriado, come poco). A estas alturas, lo mismo nos tenemos que preguntar quién come poco.

En el lenguaje administrativo podríamos encontrarnos con esta frase: “El titular podrá ejercer el derecho de oposición”. Pero es más probable que nos encontremos con esta: “El titular, debidamente acreditado, podrá ejercer el derecho de oposición”. Más probable todavía sería esta: “Solo el titular, debidamente acreditado, podrá ejercer el derecho de oposición”. Hasta aquí tendríamos suerte, porque se entiende sin esfuerzo de nuestra parte lo que dice. Pero el lenguaje administrativo gusta de una precisión que suele acabar en laberinto:

El ejercicio del derecho de oposición es personalísimo, lo que significa que el titular de los datos personalmente deberá dirigirse a dicha entidad [se refiere a la página de internet donde aparecen sus datos] (salvo en el caso de menores de edad o incapacitados o salvo poder expreso y por escrito del titular de los datos y fotocopia de los dos DNI) utilizando cualquier medio que permita acreditar el envío y la recogida de su solicitud, para el ejercicio de sus derechos, acompañando copia de su D.N.I. Puede sustituirse la presentación del documento de identidad por el uso de la firma electrónica identificativa.

Doy fe de que la frase está reproducida con respeto absoluto a la puntuación y a los subrayados. Aparece en una carta que firma (aunque no la haya escrito) el jefe de Área de Atención al ciudadano de la Agencia Española de Protección de Datos, en diciembre de 2011.

Los incisos alargan la frase y difuminan el mensaje. Podemos observar algunos vicios característicos del lenguaje administrativo.

  • Frases largas, cargadas de incisos. Aquí, 76 palabras en la primera oración. Lo ideal es que hubiera un máximo de 30 palabras.
  • Curioso superlativo: personalísimo.
  • Ruptura sintáctica (anacoluto): El titular de los datos personalmente deberá dirigirse… (¿es el titular personalmente de los datos?, o ¿deberá dirigirse personalmente?, o ¿sobra personalmente?: El titular de los datos deberá dirigirse…). También: Utilizando cualquier medio que permita acreditar el envío y la recogida de su solicitud… (¿acreditar el envío?, o ¿que le permita acreditarse con su DNI?
  • Doble sentido de las palabras (anfibología): …salvo poder
  • Dos gerundios en la misma frase que afean la expresión: utilizando, acompañando.
  • Forma incorrecta de las siglas: D.N.I. (aparece bien escrito en el mismo párrafo: DNI).
  • Redundancia innecesaria: firma electrónica identificativa (bastaba con firma electrónica).
  • En la última frase sobrael uso de”: Puede sustituirse […] por la firma electrónica.

La redacción original, bien podía haber sido ésta (sin subrayados y con negritas):

El titular de datos personales publicados en internet puede reclamar en derecho que se retiren. Deberá identificarse mediante el DNI o la firma electrónica. Si se trata de menores de edad o incapacitados o que tienen que delegar en otra persona, quien los represente deberá adjuntar copia de los dos DNI.

En resumen:

  • Frases de no más de 30 palabras.
  • Una sola idea por oración.
  • Información ordenada: lo más importante, al principio.
  • La información adicional mejor si va en otras frases y no en oraciones subordinadas.
  • Repaso de lo escrito para evitar repeticiones y redundancias.
  • Puntuación correcta.

El ciudadano no tiene por qué verse obligado a descifrar los mensajes de la Administración. Los textos ganan en claridad cuando seleccionamos la información útil.

La jerga administrativa es incomprensible para el ciudadano

Para el lenguaje claro hay que "limpiar" el texto.

Para el lenguaje claro hay que “limpiar” el texto. (Ilustración tomada de Plain language Australia).

El destinatario de los mensajes de la Administración es el ciudadano. Por esa razón se impone la comunicación eficaz, es decir, la claridad en el lenguaje. Una cosa lleva a la otra. Y ¿cómo debe ser ese lenguaje? Alguna indicación hay al respecto en las Directrices de técnica normativa (BOE del 29 de julio de 2005), que tienen el objetivo de lograr un “lenguaje correcto”, de modo que las “normas de origen gubernamental” puedan ser “mejor comprendidas por los ciudadanos”. La redacción de los textos administrativos tendrá las siguientes cualidades:

Lenguaje culto, pero accesible para el ciudadano medio. Se manifiesta de modo especial en el léxico. Por ejemplo: “…personal que secunde la huelga”, por “…personal que siga la huelga”, o también “…personal que apoye la huelga”, según el contexto, una cosa u otra. La Administración se dirige a un público amplio y las palabras sencillas se leen mejor.

● Palabras de uso común, pero nunca vulgares. Cuando proceda se emplearán términos técnicos, dotados de significado propio. En este caso, se añadirán descripciones que los aclaren y se utilizarán en todo el documento con igual sentido. Por ejemplo: “…se debe adjuntar copia del aval debidamente diligenciada por la Tesorería”; mejor: “…se debe adjuntar copia del aval debidamente diligenciada, es decir tramitada, por la Tesorería”. Los términos que representan conceptos concretos deben ser utilizados inequívocamente, porque su función se cumple cuando son precisos (personalidad jurídica, legitimación, nulidad).

● Se evitará:

  • el uso de extranjerismos cuando exista un equivalente en español (ahora se consideran extranjerismos los latinismos: Una interpretación stricto sensu de la ley por una interpretación estricta de la ley).
  • la utilización de palabras y construcciones lingüísticas inusuales (por contra, en vez de por el contrario).
  • la españolización de términos extranjeros cuando en nuestro idioma tienen otro significado. Por ejemplo, en español abusar no es sinónimo de maltratar, aunque la traducción literal del verbo inglés to abuse es insultar o maltratar; así, no puedo decir que “su expareja abusó de ella” cuando quiero decir que “su expareja la maltrató”.

● Es conveniente mantener una terminología unitaria en el texto: para decir la misma cosa, siempre la/-s misma/-s palabra/-s (si empiezo escribiendo 53 %, no voy a poner más adelante 48 por ciento, y más adelante 12 por 100: siempre igual).

● La claridad y sencillez en el texto exigen respetar el orden normal de los elementos de la oración: sujeto, verbo y predicado.

Habrá que evitar todo aquello que complique o recargue innecesariamente la redacción:

  • emparejamiento de sinónimos léxicos o sintácticos (una actitud clara y manifiestaexhibió e hizo ostentación).
  • epítetos triviales (fiel, en fiel reflejoclaro, en claro exponente).
  • perífrasis superfluas (ser de aplicación, por aplicarse).

Aquí, ¡una coma para setenta y siete palabras!:

[Las partes firmantes acuerdan]: Incrementar la oferta de plazas de formación profesional en el sistema educativo dirigidas a los sectores con mayores posibilidades de crecimiento del empleo y convocar el procedimiento de reconocimiento de las competencias profesionales adquiridas a través de la experiencia laboral especialmente dirigido a la población que hoy se encuentra en paro y no tiene ninguna cualificación reconocida, para posteriormente ofrecerles la formación complementaria que necesitan para obtener un título de formación profesional o un certificado de profesionalidad.

(Acuerdo Social y Económico para el crecimiento, el empleo y la garantía de las pensiones, de enero de 2011)

Voz activa siempre, mejor que la voz pasiva: Los solicitantes rellenarán las solicitudes…, y no: Las solicitudes serán rellenadas por los solicitantes

Precisión contra ambigüedad. Palabras precisas, verbos adecuados. Hay que evitar las palabras baúl y los verbos comodín: Hacer una queja, no. Formular una queja, sí: . Paquete de medidas, peor que conjunto de medidas; pero mejor medidas.

● En todas las dudas que se presenten, la referencia siempre serán las normas lingüísticas generales de la Real Academia Española (RAE), a través de su ortografía y de su gramática.

Para los nostálgicos de lo críptico siempre quedará aquella frase atribuida a un político en plenas negociaciones para el ingreso de España en la Comunidad Europea:

Señores, el problema está en vías de solución: hemos decidido proceder a un decreste arancelario erga omnes. El Coreper pulirá los flecos rebeldes y el Ecofín lo hará suyo.

Un lenguaje administrativo hermético aleja a los ciudadanos de sus gobernantes.

Todo lo invaden y no siempre se entienden: las siglas

SPQR también puede traducirse por: "Están locos estos romanos". Ilustración: Bayuela.

SPQR también puede traducirse por: “Están locos estos romanos”. Ilustración: Bayuela.

Si yo tengo que citar la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común en un texto, desde el primer momento lo haré de esta manera: LRJAP y PAC (también LRJ-PAC). Claro, que puesto así, en una sucesión de mayúsculas y sin aclarar su significado, me aseguro de que nadie (solo los iniciados) va a entender nada.

En algunos casos, el asunto puede no ser tan dramático: si yo hablo de la ESO, por ejemplo. Porque es probable que haya algún familiar directo o cercano que ha estudiado o estudia en la Enseñanza Secundaria Obligatoria. Y más fácil será si yo le digo a un conocido que le voy a enviar un SMS, porque ya no necesitaré traducir que le mando un mensaje corto desde mi teléfono móvil.

El problema de las siglas es que no se entienda lo que dices. Las usamos sin mayor complicación a diario: Esta tarde me voy en el AVE a Sevilla o Ese real decreto se publicó ayer en el BOE. Pero ya no es tan fácil si alguien me dice que puedo realizar en la oficina de mi caja de ahorros un ingreso SICA (sistema de intercomunicación de las cajas de ahorro). Las siglas SICA significan además otras muchas cosas, por lo que habrá que ver el contexto.

Las siglas son palabras formadas por el conjunto de letras iniciales de una expresión compleja y se escriben siempre en mayúsculas. Tanto el lenguaje administrativo como el científico-técnico tienen una especial predilección por las siglas. Y ocurre que, como en el caso de las abreviaturas o los símbolos, el uso abusivo de las siglas o no expresar su significado contribuye a oscurecer el mensaje. Para los documentos administrativos, o jurídicos, o científicos, aunque también con carácter general, habrá que tener en cuenta algunas reglas sencillas:

● Se escriben sin puntos ni espacios de separación: DNI, sí; D.N.I., no. IRPF, sí; I.R.P.F., no. Esta regla es válida también cuando las siglas se integran en textos escritos enteramente en mayúsculas: CALENDARIO FISCAL PARA EL PAGO DEL IRPF.

● Cuando aparezcan por primera vez en un texto hay que explicar entre paréntesis lo que significan: MAP (Ministerio de Administraciones Públicas). En las disposiciones normativas, esta regla es obligada (Directrices de técnica normativa: V Apéndices, b) Uso específico de siglas). En su caso, será conveniente incluir una lista con sus equivalencias.

● Las siglas no tienen plural por escribirse todo en mayúsculas: Varias ONG, los DNI, algunos PC. Es incorrecto *ONG’s, *DNI’s, *PC’s.

● No llevan nunca tilde (CIA) y no pueden partir con guion al final de línea (*PSO-E, *I-VA, *C-SIC).

● En la formación de siglas pueden intervenir cifras u otros signos. En esos casos, ya no es necesario incluir un guion: 11M (por el 11 de marzo de 2004), 3D (tres dimensiones), M19 (Movimiento 19 de abril), G8 (Grupo de los ocho países más industrializados), o I+D (investigación y desarrollo).

● El desarrollo de una sigla solo debe tener mayúsculas iniciales si se trata de un nombre propio: UNE (Unión de Editoriales Universitarias Españolas). Si es un nombre común, su desarrollo es en minúsculas: TDT (televisión digital terrestre, y no *Televisión Digital Terrestre), PIB (producto interior bruto, y no *Producto Interior Bruto).

● Las siglas conservan el género que les corresponde: la CGT, la COPE, el ISBN, el INAP.

Estas reglas, sin embargo, tienen sus excepciones para ciertos tipos de acrónimos, las siglas cuya configuración permite su lectura como palabras: UNICEF, MUFACE, CECE. En estos casos, si tienen más de cuatro letras y se trata de nombres propios, se pueden escribir solo con mayúscula inicial: Unicef, Muface. Si se tratase de nombres comunes como OPA (oferta pública de adquisición) o TAC (tomografía axial computarizada), se podrán escribir enteramente en minúsculas: opa, tac. Los acrónimos cuando se escriben en minúsculas llevarán tilde si lo pide la norma: Fundéu, Codicén. De la misma manera, los acrónimos sí parten con guion al final de línea (ra-dar, Unes-co) y también se pluralizan para los nombres comunes conforme a las reglas generales: opas, radares, ovnis).

Los romanos labraban en piedra lo de S•P•Q•R (Senatus Populusque Romanus, o el Senado y el pueblo de Roma). Y por ahí empezó todo esto. Hoy enviamos SMS, vemos la CNN, leemos el BOE, estudiamos el BUP, conducimos un BMW (si podemos), y estamos dentro de la UE. ¿Sigo?

P. D.: SPQR puede significar también en italiano Sono Pazzi Questi Romani, lo que en español se traduce por: Están locos estos romanos. Obélix dixit.

Símbolos y abreviaturas: reglas para escribir corto y rápido

Ojo: es necesario distinguir entre abreviatura y símbolo. No son lo mismo y ¡tienen sus propias y diferentes reglas!

Una abreviatura es la representación gráfica reducida de una palabra o grupo de palabras. Esto quiere decir que se lee lo que significa y no lo que se ve: Sr. se lee señordoc. se lee documento. En el lenguaje administrativo es muy habitual y obedece al deseo de escribir con mayor rapidez y a la necesidad de comunicar mucha información en poco espacio. Su uso se debe limitar a contextos muy determinados como listas, fórmulas de tratamiento, saludo o despedida y referencias o indicaciones escuetas. El uso abundante de abreviaturas solo puede contribuir al esoterismo, ya de por sí bastante marcado, del lenguaje administrativo.

Las abreviaturas españolas se cierran siempre con un punto (admón.), o una barra inclinada (c/).

Entre las más habituales en el lenguaje administrativo nos vamos a encontrar:

Admón./Administración
Ayto./Ayuntamiento
cta./cuenta
Dr., Dra./doctor, doctora
D., Dña./don, doña
Dir., Dir.ª/director, directora
etc./etcétera
Excmo., Excma/Excelentísimo, Excelentísima
Fdo./firmado
gral./general
Ilmo., Ilma./Ilustrísimo, Ilustrísima
ntro., ntra./nuestro, nuestra
n.º o núm./número
pág./página
P.A./por autorización
P.O./por orden
prov./provincia
R.D./real decreto
ref.ª/referencia
sec./sección
serv./servicio
Sr., Sra./señor, señora
S/Ref.ª/su referencia
tfno./teléfono
Ud./usted (están fuera de uso U., V. y Vd.)
V.º B.º/visto bueno

Algunas reglas que conviene tener en cuenta ante posibles errores:

● La abreviatura de etcétera (etc.) siempre va seguida de un punto, y no de tres (*etc…).
● Cuando van formadas por letras voladas llevan el punto antes de dicha letra: n.º (*nº.).
● En las fórmulas de tratamiento se escriben siempre con mayúscula: D./don; Ud./usted; Sr./señor.
● Mantienen la tilde si incluyen la vocal que la lleva: cód./código; núm./número.
● Si es una sola letra (p./página; f./folio), el plural se forma duplicándola (pp./páginas; ff./folios): EE. UU./Estados Unidos; JJ. OO./Juegos Olímpicos; FF. AA./Fuerzas Armadas.
● Si llevan una barra en lugar de un punto (c/ por calle), el plural es invariable (c/ por calles).

Los símbolos de elementos químicos o de las unidades de medida no se deben confundir con las abreviaturas. Son representaciones gráficas normalizadas internacionalmente y no llevan punto nunca (kg/kilogramo; h/hora; m/metro). Son invariables para el plural: 25 km por 25 kilómetros.

Los símbolos deben escribirse pospuestos a la cifra correspondiente y separados de ella por un espacio: 30 m por 30 metros; 20 % por 20 por ciento. Cuando llevan números volados sí se escriben pegados: 12º, 35’. El símbolo de grados centígrados es ºC (37 ºC de temperatura).

Polisilabismo o sesquipedalismo: el arte de escribir… estiradamente

Palabras alargadas, estiradas como chicles.(Ilustración: Bayuela).

El lenguaje burocrático se sirve de las palabras alargadas para dar ampulosidad y rimbombancia a quien las pronuncia o escribe. Hay una tendencia en el lenguaje administrativo a estirar las palabras, porque parece que “visten más”. Así, nos podemos encontrar con problemática (problema), cumplimentar (cumplir), señalizar (señalar), territorialidad (territorial). Las pretensiones retóricas, literarias o artificialmente elegantes están de más en el lenguaje administrativo. La claridad, ¡tan necesaria!, exige palabras sencillas, de fácil e inmediata comprensión:

  • totalidad/todos
  • influenciar/influir
  • finalización/final
  • domiciliación/domicilio
  • tramitación/trámite

El vocabulario claro y sencillo es sustituido por voces pretenciosas y relamidas. El texto pierde transparencia y se hace farragoso. Orwell en su conocido ensayo “La política y la lengua inglesa” (1946) lo explicaba así:

La hinchazón del estilo ya es, de por sí, una especie de eufemismo. […] El gran enemigo de una lengua clara es la falta de sinceridad. Cuando se abre una brecha entre los objetivos reales que uno tenga y los objetivos que proclama, uno acude instintivamente, por así decir, a las palabras largas

Orwell, G. (2006): Matar a un elefante y otros escritos. Madrid, Turner.

Eso sí, para definir este fenómeno se utilizan palabras finas: polisilabismo o sesquipedalismo. Esta última (del latín, sesquipedalia verba) define aquellas “palabras ampulosas, rimbombantes, de amplitud desmesurada”. No importa que no esté clara su “traducción”: sobredimensionamiento, desestructuración, modelización, emprendurismo. En muchos casos ya las hemos asumido:

  • conflictividad/conflicto
  • climatología/clima
  • meteorología/tiempo
  • proporcionalidad/proporción
  • accidentalidad/accidentes
  • complementariedad/complemento

Para Chesterton, “no importa lo que digas, mientras lo digas con palabras largas y cara larga”.

¡Menuda cara solemne se me va a poner cuando escriba supercalifragilisticoespialidoso!

Aaameeeénn.

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P.D.:
Propón una solución en los siguientes ejemplos de alargamiento léxico:

  • La unidad de personal ha señalizado para el día 23 de junio de 2008 la elección de plazas.
  • Debemos ultimizar estos acuerdos previos.
  • Hay que inicializar correctamente las políticas sociales en Extremadura.
  • Los asuntos económicos se han concretizado en un informe exhaustivo.
  • La metodología usada no es la correcta.
  • La intencionalidad de los autores no está clara.
  • Debemos marginalizar estos hechos.
  • El letrado del servicio jurídico terminó su intervención conclusionando que el hecho es constitutivo de delito.

Los correos electrónicos se escriben rápido y se envían más rápido todavía

¡Demasiado tarde! Ya le hemos dado al botón de Enviar. (Ilustración Bayuela).

¿Cuántos correos electrónicos mandamos todos los días desde nuestro trabajo? ¿Cuántas veces nos hemos arrepentido de hacer clic con el ratón en el botón de Enviar?

El correo electrónico pertenece al género de lo que se conoce como escritura oralizada, es decir, que tiene elementos de la comunicación oral (inmediatez e interacción simultánea) y de la comunicación escrita (código propio y permanencia). ¿Problema? Que esa inmediatez que nuestro cerebro procesa como comunicación oral nos lleve hacia la ambigüedad y al lenguaje coloquial. Nos desorientamos, cuando en realidad estamos en el lenguaje escrito, que exige precisión y un registro formal. Ojo: lo escrito permanece y nos puede traicionar.

A la hora de ponernos a redactar, bueno será que tengamos en cuenta algunas reglas:

El encabezamiento

En el campo Para procura poner el nombre de una sola persona. La dirección de correo electrónico es un dato de carácter personal. Su uso a la vista de todos en listas de correos está castigado por la Ley de Protección de Datos. Si es el caso, las direcciones de los correos deberán ir con copia oculta (Cco).

Atención al botón de Reenviar: a quién y qué reenviamos.

Es un error dejar vacío el campo Asunto. Hay que titular breve, pero significativo del contenido: Reunión, no; Reunión de la Junta Directiva, sí. Deberemos cambiar el contenido del Asunto si los correos se responden y responden: Re: Re: Re: Re: tal cosa, ¡no!

En el encabezamiento aparece por defecto nuestro nombre (el que hayamos configurado), nuestro correo electrónico y la fecha con la hora.

El saludo

Será neutro. Estimado/-a, más el nombre correspondiente es correcto. Querido/-a no es apropiado en un uso profesional. Y tampoco son adecuados saludos del tipo Buenos días (no sabemos cuándo lo abrirá el receptor) o el consabido ¡Hola! Irá seguido siempre de dos puntos (y no coma): Estimado señor González:. Si nos dirigimos a un colectivo –y a pesar de ello– el saludo también irá en singular, ¡la lectura siempre es individual!: Estimado alumno, estimada alumna.

El cuerpo del mensaje

Siempre arrancará en línea aparte (y no a continuación) tras los dos puntos. Párrafos cortos (en torno a treinta palabras), palabras sencillas y máxima corrección ortográfica y gramatical. Piensa primero lo que quieres decir, y dilo. Un solo mensaje y nada de creatividad literaria. A lo concreto.

Tendremos en cuenta el tipo, el tamaño y el color de la fuente. Una Arial o una Times New Roman del cuerpo 12 y color negro darán una aspecto formal a nuestro escrito. Una Comic Sans o una Papyrus serán divertidas o exóticas, pero poco serias para nuestro trabajo. Sí, a las negritas para resaltar texto; también a las cursivas, para indicar una cita o un extranjerismo. ¡No a escribir en mayúsculas! Equivale a gritar. Bien estará que adjuntemos un archivo (un PDF o una hoja de cálculo, por ejemplo); cuidado con el peso de las fotos.

Deberemos evitar la fórmula Adjunto remito; mejor: Le envío en un archivo adjunto el informe…

La despedida

El saludo final es de cortesía debida. Un saludo o Un cordial saludo es adecuado. Los Abrazos y Besos quedan reservados para los correos personales. De nuevo aquí podemos ser traicionados por el espejismo de la comunicación oral: proximidad física con nuestro interlocutor. No hay tal.

Bloque de firma

Llevará nombre y apellidos, y en línea aparte, justo debajo, el cargo sin el artículo: Jefa del Área de Formación (y no La jefa del Área de Formación). Podremos añadir, siempre en línea aparte, dirección postal, teléfono, fax y web institucional. El correo electrónico no es necesario: aparece por defecto en el encabezamiento.

Descargos de responsabilidad

Generalmente reservados a los correos masivos. Son del tipo: La presente comunicación tiene carácter confidencial y es para uso exclusivo del destinatario indicado, etcétera. Suele llevar su correspondiente versión en inglés y en otras lenguas. Deberá estar redactado en sus justos términos y sin abusar (los hay que dan las versiones en cuatro o cinco lenguas; son los mismos que ponen lo de imprimir solo en caso necesario y el logo de Salvemos la naturaleza).

Por último y muy importante

Contestar siempre y mejor en las primeras veinticuatro horas. Lo que no implica precipitación en la respuesta. Se trata de confirmar la recepción. Si estamos hasta arriba o andamos con prisas, hay fórmulas amables del tipo: Me pongo inmediatamente con ello o Me hago cargo y tendré pronto una respuesta. Y siempre, siempre, repasar lo escrito antes de enviarlo.