Archivo de la etiqueta: modernización del lenguaje administrativo

La fórmula secreta

Sintaxis enrevesada y confusa en la última convocatoria de becas en el “BOE”. Un calvario para los solicitantes de estas ayudas.

Acabo de terminar un curso de modernización del lenguaje administrativo en el que he insistido con machaconería a las alumnas (sí, todas mujeres) en que la clave de la comunicación eficaz entre Administración y ciudadanos está, simplemente, en entender que hay personas que hablan con personas. Que ese es el principio básico, elemental, de la comunicación. Cuando el ciudadano –la persona– se echa a la cara un documento administrativo –o el Boletín Oficial del Estado (BOE)– y no entiende nada, seguro que es porque los redactores –personas– no han puesto el empeño necesario en que fueran textos comprensibles. De ahí se deriva todo lo demás.

Esto viene a cuento porque he leído un artículo de Arturo Pérez Reverte, “El calvario de ser becario, en el que brama contra el lenguaje enrevesado del BOE, reflejo de “una burocracia infame que, en lugar de estar al servicio del individuo facilitándole la vida, no existe sino para arruinársela“. Y más en concreto, contra la desgraciada peripecia de tantos recién titulados superiores que pueden viajar al extranjero con un contrato vinculado a una beca ya concedida, pero que no acaba de hacerse efectiva por esa dichosa burrocracia.

El escritor y académico de la RAE remata su clamor refiriéndose al BOE, donde, dice (las negritas son mías):

…las convocatorias de becas parecen redactadas para disuadir de pedirlas: farragosas, torpes, con una sintaxis tan enrevesada y confusa que a veces parece redactada por el más analfabeto del departamento.

Así que, visto lo visto, me he ido al BOE, a la última convocatoria general de becas, la de agosto de este año, y me he encontrado, entre otros, con este singular parrafito:

Artículo 45. Modelo de solicitud y documentación a presentar
Una vez cumplimentada la solicitud, deberá ser firmada por el interesado con cualquiera de los sistemas de firma electrónica establecidos en el apartado 2 del artículo 13 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y enviada por el procedimiento telemático establecido, quedando así presentada a todos los efectos. No serán tenidas en cuenta aquellas solicitudes cumplimentadas por vía telemática que no completen el proceso de presentación establecido, obteniendo el resguardo de solicitud que deberá ser conservado por el solicitante para acreditar, en caso de que resulte necesario, la presentación de su solicitud en el plazo y forma establecidos.

Son ciento nueve palabras con un solo punto y seguido por en medio. Un texto difícil de comprender, plagado de los vicios del lenguaje administrativo más rancio. Yo lo he visto así:

  • Despersonalización de los actores (emisor y receptor): Una vez cumplimentada la solicitud. ¿Quién cumplimenta la solicitud? ¿Quién dice que hay que cumplimentarla?
  • Ambigüedad (expresiones impersonales y nominalizaciones): deberá ser firmada; no serán tenidas en cuenta; deberá ser conservado.
  • Incorrecciones gramaticales (aparte de las oraciones alargadas y subordinadas): gerundios de posterioridad en quedando así presentada y obteniendo el resguardo, que, además, acentúan la ambigüedad del texto. Y está lo de documentación a presentar, un galicismo que para la RAE “posee escaso prestigio en el español actual“.
  • Palabras alargadas: cumplimentar (en su segunda acepción en el DRAE, rellenar).
  • Redundancias y cacofonías: solicitudes cumplimentadas […] que no completen; resguardo de solicitud […] conservado por el solicitante […] presentación de su solicitud.

Una joyita manifiestamente mejorable.

Las fórmulas para calcular las ayudas y para las notas medias que hacen falta solo dan fe de que la Administración quiere afinar tanto (!) que no hay quien la entienda.

La fórmula secreta de becas grande

Fórmula de la cuantía variable que se distribuirá entre los solicitantes en función de su renta familiar y su rendimiento académico.

En la Exposición de motivos de la resolución se afirma:

Es propósito decidido del Gobierno seguir avanzando por esta vía de búsqueda del esfuerzo académico y la responsabilidad.

Ya…

P.D.:
Un texto más comprensible que el del BOE podría ser este:

Artículo 45. Modelo de solicitud y documentación para presentar
El interesado deberá rellenar la solicitud y completarla mediante firma electrónica (apartado 2 del artículo 13 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos). Quedará presentada formalmente con su envío por el procedimiento telemático establecido. Solo se tendrán en cuenta aquellas solicitudes que se hayan completado por dicho procedimiento, mediante el cual los interesados podrán obtener el resguardo correspondiente. En caso de que sea necesario, ese resguardo servirá para acreditar que la solicitud se presentó en tiempo y forma.

Algo más que una imagen renovada

Contra el lenguaje oscuro, lenguaje claro.

Un blog más atractivo para llegar a más personas. (Ilustración: COSTA, con ClipArt ETC).

¿Te gusta el nuevo diseño del blog? ¿Has repasado la información estable que aparece en la columna de la derecha? ¿Qué te parece la reubicación de los enlaces? ¿Crees que faltan o sobran? Estaré encantado de que me hagas llegar tus opiniones al respecto. ¡Ojalá que hayamos acertado!

El nuevo diseño y la emigración del blog desde la plataforma de WordPress donde estaba han sido posibles gracias a la colaboración de David Martínez de Bartolomé y Leticia de Santos, compañeros y excelentes profesionales en la Universidad Complutense. Sin sus conocimientos informáticos y de diseño gráfico no hubiera podido llevar a cabo con éxito este cambio. El objetivo es que los contenidos, que se van a mantener en el mismo estilo que hasta ahora, lleguen a más personas y de manera más atractiva y más accesible.

Dentro de unos días lenguajeadministrativo.com cumplirá tres años, pues publiqué la primera entrada (Adjunto remito) el 23 de septiembre de 2010. Desde entonces esta bitácora ha recibido, según estadísticas de WordPress, más de ciento setenta mil visitas procedentes sobre todo de España e Iberoamérica; pero también de Estados Unidos y del resto de Europa muy especialmente. Y para los más despistados, esta web tiene ahora mismo un PageRank de 6 (relevancia en la Red, medida de 0 a 10 por Google). No está nada mal.

¿Podré seguir contando contigo? ¡Gracias por tu interés!

Lenguaje jurídico disparatado en un auto

Escriba con cálamo y papiro. Funcionario por excelencia del antiguo Egipto.

Escriba con cálamo y papiro. Funcionario por excelencia del antiguo Egipto. Representa la importancia que concedía el Estado a la escritura (Bayuela, con ClipETC).

Supongo que al magistrado (no diré aquí su nombre) que el pasado 16 de mayo firmó un auto para encarcelar al expresidente de una importante entidad bancaria le sonará a chino eso de la modernización del lenguaje jurídico. Que viene a ser lo mismo que le suene a chino el derecho a comprender de la ciudadanía. Que viene a ser lo mismo que le suene a chino lo de la claridad en el lenguaje jurídico. La cosa tiene miga, porque ese auto ha salido citado en todos los medios de comunicación españoles y muchos extranjeros y resulta que es un muestrario de un lenguaje escrito que debería estar desterrado hace tiempo de los documentos jurídicos de un país occidental (moderno y democrático) como el nuestro.

Para el lector o lectora que se quiera entretener recomiendo la lectura, o la consulta, del Informe de la Comisión de modernización del lenguaje jurídico (septiembre de 2011), especialmente en las Recomendaciones a los profesionales. Yo aquí, lo único, o casi, que puedo hacer para el lector curioso es espigar algunos de los subrayados que he hecho en el PDF del auto.

Así, por ejemplo, en el Informe se nos dice que “La extensión de los párrafos no debe sobrepasar límites razonables”. O que “El párrafo ha de contener una sola unidad temática, pues aquellos que incluyen en su interior referencia a hechos distintos son difícilmente comprensibles. Pero nos encontramos con párrafos de hasta ¡291! palabras.

Un párrafo de 291 palabras.

Un párrafo de 291 palabras.

Y se nos alerta de la concatenación excesiva de frases subordinadas:

"Eventos fortuitos o cursos causales".

“Eventos fortuitos o cursos causales”.

También de que el uso correcto de los signos de puntuación es indispensable para hacer posible la comprensión de un texto jurídico:

– Interesó, más bien, calificar [,] desviada y torticeramente [,] la operación como mero excedido…
– A disposición de este Juzgado… [,] eludible si presta fianza…

A veces no aparecen las preposiciones donde debieran:

– privaciones [de] libertad
– líneas [de] crédito

Hay un uso excesivo, innecesario, de las mayúsculas para destacar texto:

Mayúsculas para destacar parte del texto.

Mayúsculas para destacar parte del texto.

Uso y abuso de las mayúsculas para destacar parte del texto.

En el Informe se advierte de que los profesionales deberán evitar las expresiones oscuras y explicar el significado de los términos técnicos:

– modus operandi del iter criminal evidenciado
– se estudió el riesgo atinente
– fenómeno criminógeno que subyace al delito

Por otra parte, en este auto aparece de manera singular una mezcla de registro formal y registro coloquial que resulta, cuando menos, sorprendente:

Expresiones coloquiales.

Expresiones coloquiales.

Admiraciones en un texto formal.

Admiraciones en un texto formal.

Califica de “aberrante”, una gestión. Y aparecen otras expresiones como sorprendente, pulverizar, volatilizar, envilecimiento

El académico Gregorio Salvador, en su artículo “Observaciones sobre el lenguaje de la Administración pública” (EPOS: 1990) nos habla de lo que para algunos es “florear el estilo administrativo y convertir el decreto en un género literario”. Algo de creatividad literaria debió sentir nuestro juez cuando nos habla de que

…en medio de una tempestad, no existe barco que, a todas luces, tenga que aguantar; ni, ante la presencia de un tsunami, existe mejor o peor tumbona para pasar la tarde tomando el sol.

Tumbonas para pasar la tarde tomando el sol (!).

Tumbonas para pasar la tarde tomando el sol (!).

¿Estilo floreado? ¿Creatividad literaria? Disparatado* sí es, desde luego, en cierta medida, el texto de este auto.

Al menos, a mí, así me lo parece.

————–

* Participio de disparatar. En el DRAE: Decir o hacer algo fuera de razón y regla.

Buenos ejemplos de usos y normas en la comunicación escrita

La Universidad de Cádiz se incorpora a las instituciones que cuentan con un manual para uso de sus investigadores y empleados públicos (Ilustración de Bayuela con ClipETC)

La Universidad de Cádiz se incorpora a las instituciones que cuentan con un manual para uso de sus investigadores y empleados públicos (Ilustración de Bayuela con ClipETC)

La Universidad de Cádiz tiene la suerte de contar desde hace poco tiempo con un libro de estilo. Y digo suerte, subrayado y con toda la intención, porque en la universidad en la que trabajo y donde imparto cursos de lenguaje administrativo un manual de estas características se echa mucho en falta. El que aquí comento tiene formato de libro de bolsillo y un destinatario diverso, como ya indica su título: “Usos y normas de la comunicación escrita”. Muy bueno y muy práctico para los investigadores que tienen que comunicar ciencia, pero también muy bueno y muy práctico para los empleados públicos de la institución. Y al respecto, un apartado muy recomendable: “Errores frecuentes en textos administrativos y científicos” (pp. 181-203), que tiene la virtud de que se puede leer de manera independiente o ampliándolo con otros capítulos del índice que tratan cuestiones más generales en el orden ortográfico, gramatical, léxico o presentación formal de documentos científicos. Y todo bien regado de referencias bibliográficas, en modo que a mí me parece otro acierto de esta obra, pues aparecen al final de cada capítulo y su uso es más directo.

Traigo aquí algunos ejemplos de errores frecuentes en el apartado de lenguaje administrativo:

Nominalización (uso del sustantivo derivado del verbo):
*Giraron visita de inspección al establecimiento.
Inspeccionaron el establecimiento.

*Se procederá a dictar resolución de revocación.
Se procederá a revocar.

Omisión incorrecta del nombre:
*Firma la presente.
Firma la presente resolución.

Omisión incorrecta del determinante:
*Tiene entrada en esta Dirección escrito de referencia.
Tiene entrada en esta Dirección el escrito de referencia.

Uso indebido del participio de presente, por arcaico:
*Firmado (o Fdo.)
Firma del declarante

Giros negativos, que aportan monotonía y complejidad al texto:
*Podrá no considerar incumplimiento.
Podrá considerar cumplimiento.

Frases innecesarias para la comprensión del texto (frases expletivas):
*La Dirección General de Aduanas, dentro de su competencia, adoptará las medidas que considere oportunas…

*A los convenios colectivos podrán adherirse, pura y simplemente, por la totalidad de sus estipulaciones, tanto una empresa…

Son solo unos pocos ejemplos de lo que el lector se encontrará. En definitiva, y como digo, una obra muy recomendable para el ámbito académico y administrativo. Sencilla y accesible.

Adenda

Me ha resultado curiosa la adscripción de los textos periodísticos a los lenguajes de especialidad (pp. 181 y 193). No hay tal. Me parece que es un error de óptica. Hay géneros periodísticos, que es otra cosa: reportaje, entrevista, crónica, noticia, etcétera. Los textos periodísticos pueden estar impregnados (o contaminados) del lenguaje de los políticos, pero eso no los convierte en un lenguaje de especialidad, que, de habitual, se suele distinguir por un léxico propio, por ejemplo. El lenguaje periodístico consiste, básicamente, en contar lo que pasa de la manera más clara posible al mayor número de personas. Y el lenguaje especializado, con su terminología propia, pertenece a comunidades restringidas.

Fórmulas corteses no son fórmulas cortesanas

Cortesía, sí; cortesano, no. El ciudadano quiere respeto y corrección (ilustración Bayuela).

Cortesía, sí; cortesano, no. El ciudadano quiere respeto y corrección (ilustración: Bayuela; archivo: ClipArt ETC).

Me entregaron el sobre en mano y firmé el recibí. Era una carta del Rectorado en la que se leía al final: “Se le agradecen los servicios prestados”. Una fórmula de cortesía de la Administración para comunicarte que has cesado en tu puesto de confianza. En mi caso terminaba mi etapa como jefe del Gabinete de Prensa de la UCM: “Demasiado frío“, pensé, ante lo estereotipado de la frase.

Pero así era. Solo que a mí me faltaba costumbre; entre otras cosas, porque no estaba lejano el día en que había llegado de la empresa privada, donde estos usos no se llevan.

El caso es que las fórmulas de cortesía en la Administración son, y deben ser, expresión de urbanidad y corrección. Muchas veces los ciudadanos tienen –tenemos– la sensación de que se nos recuerda con demasiada crudeza las sanciones en que podemos incurrir si no hacemos tal o cual cosa en un plazo determinado. Pero la firmeza no está reñida con la corrección y el ciudadano se merece siempre un trato amable. Aunque sea para recordarle sus obligaciones.

Algunas expresiones de suavidad son: “…es necesario interrumpir el periodo hábil de caza…”; “…es preciso, para prevenir posibles daños…”; “…resulta conveniente aplicar la regulación…”; “…por lo que se hace aconsejable la intervención…”.

En algunos casos se trata de mandatos encubiertos: “…por la presente se le invita a usted para que, en el plazo improrrogable…”; “…si atendiendo la invitación ingresase las cuotas dentro del plazo señalado…”.

Luego está la tendencia administrativa al eufemismo, para vestir con palabras amables noticias poco agradables: “…le rozó levemente con el espejo retrovisor derecho, lo que provocó un intercambio de palabras entre ambos”; “…no someterse a las pruebas reglamentariamente establecidas para comprobación del grado de intoxicación por alcohol…”; “…el recurrente fue […] invitado reiteradamente a efectuar la prueba de impregnación alcohólica en la sangre”.

Por suerte para el ciudadano, la situación inversa −es decir, cuando es él quien se dirige a la Administración−, ha de estar desprovista de cualquier connotación reverencial. Así, y para los documentos administrativos ciudadanos, se han suprimido los tratamientos honoríficos como Vuestra Ilustrísima (V.I.), Vuestra Excelencia (V.E.), Excelentísimo (Excmo.) o Ilustrísimo (Ilmo.), que se deben sustituir por señor o señora. Del mismo modo están desterradas expresiones que conlleven una posición de inferioridad como “…tiene el honor de exponer…” o “…respetuosamente suplica…”.

Claro que siempre hay maneras de entender las cosas. Cuenta el académico Gregorio Salvador que cuando él era director de Departamento en su Facultad le llegó una instancia donde “tras mucho Ilmo. Sr. y mucho Expone y mucho Suplica, concluía de este sorprendente modo: «Muchos besos de Estrella»”.

Y en todo caso, más disculpa tendrá para Estrella que para el funcionario que escribió (en forma amable, pero torpe) el siguiente texto:

Examinada su solicitud de Subsidio [sic] de desempleo de fecha… y Resultando que según certificación que Vd. ha presentado puede jubilarse en estos momentos, ya que tiene cotizaciones anteriores a 1-1-67 y por tanto no tiene derecho a subsidio para mayores de 55 años, es decir, que Vd. puede jubilarse en estos momentos.

Tal cual. O sea, subsidio, no; jubilación, sí. Fácil, ¿no?

Cuando el lenguaje enigmático se apodera de los textos administrativos

Ilustración: Bayuela.

Si el funcionario escribe para el funcionario, el ciudadano no se entera. Ilustración: Bayuela.

Ese carácter esotérico, críptico, más propio de una especie de sociedad secreta, que adquiere a veces el lenguaje administrativo se manifiesta especialmente en fórmulas y muletillas. Los funcionarios escriben para los funcionarios. Y el ciudadano, verdadero y último destinatario de los mensajes de la Administración, se convierte en un ente ajeno. Esto viene de lejos, de cuando la actitud administrativa era graciable, porque había súbditos y no ciudadanos. Las fórmulas de entonces son hoy expresiones fosilizadas, arcaísmos administrativos. Y el caso es que ahí están. Vivitas y coleando.

Consulto al oráculo Google la frase “para su conocimiento y demás efectos” y me lanza de primeras un oficio del año 2006 de la Junta de Andalucía que comienza así: “Para su conocimiento y efectos oportunos”, un ejemplo muy extendido de arcaísmo administrativo. Vale lo de “para su conocimiento”, aunque innecesario, porque va de suyo; pero es que lo de “efectos oportunos” o “demás efectos” tiene algo de enigmático, incluso de inquietante. Se trata de una fórmula-cliché, que se coloca sí o sí para marcar territorio, que sobra.

Lo de "efectos oportunos" tiene algo de enigmático, de inquietante...

Lo de “efectos oportunos” tiene algo de enigmático, de inquietante…

Y en este modelo de plantillas amoldables a todas las circunstancias, el Manual de estilo del lenguaje administrativo (MELA 1997: 142) nos trae algunos ejemplos:

-Y para que así conste y a petición del interesado…
De conformidad con lo establecido en el presente Reglamento…
Es por lo que… se le notifica…
-Contra esta resolución cabe interponer recurso de…
-Vistos los preceptos legales de general y pertinente aplicación al caso y en particular
-Se le tendrá por notificado a todos los efectos legales.
-Lo que se hace público para general conocimiento.

Clichés y muletillas se amontonan y ensartan unas con otras:

…el presente escrito surtirá efectos de… en el supuesto de que… participándole el derecho que le asiste en este caso, de conformidad con… de alegar por escrito, con aportación o proposición de las pruebas que considere… dentro del plazo.

La cuestión que aquí se plantea con el uso de muletillas y arcaísmos es que nadie hoy habla –ni escribe– así. Es decir, que con independencia de que el lenguaje administrativo sea –que lo es– un lenguaje especializado, con un léxico propio, el ciudadano no entiende lo que se le dice porque se le habla de manera extraña. Otro ejemplo de reliquia de la lengua de tiempos pasados lo tenemos en el futuro del subjuntivo. Aquí hay además de error, horror, una perla de las buenas:

Si la reposición de la infracción llevase aparejada una actuación del infractor, y éste no la realizare en el tiempo convenido, el Ayuntamiento […] podrá realizar dicha actuación […]. Esta actuación se podrá producir especialmente cuando se abandonare en la vía pública basuras, escombros, vehículos abandonados o cualquier otro objeto que ensuciare o entorpeciese la libre circulación.

(Ordenanza municipal).

En vez de realizare, mejor realizara o realizase (imperfecto de subjuntivo); en vez de abandonare, mejor abandone (presente de subjuntivo); en vez de ensuciare, mejor ensucie (presente de subjuntivo), y en vez de entorpeciese, entorpezca (presente de subjuntivo).

En el boletín oficial de una importante universidad de Madrid (16 de marzo de 2009), se nos explica mediante una interesante fórmula algorítmica la manera de distribuir sesenta plazas de catedrático en los departamentos que correspondan a los profesores acreditados, “según el orden decreciente del número N obtenido aplicando la fórmula:

N=R * {R/P} + 0,25 * Q
Donde: R es el número de sexenios reconocidos; P es el número de sexenios posibles y Q es el número de quinquenios reconocidos.
[…]
En todo caso, el valor máximo de {R/P} será la unidad.

Acepto soluciones. Gracias.

“Persona con discapacidad”, no “minusválido”

Una persona con discapacidad es una persona con capacidades diferentes (ilustración Bayuela).

Discapacidad y persona con discapacidad son los términos aceptados internacionalmente para quienes tienen “déficits, limitaciones en la actividad y restricciones en la participación” (RD 1856/2009, de 4 de diciembre). [Lo de “restricciones en la participación” viene así en el real decreto, sin más aclaraciones.] El 3 de diciembre es el Día Internacional de las Personas con Discapacidad, tal y como proclamaron las Naciones Unidas en 1992.

En España el uso de “persona con discapacidad” es obligado en los textos normativos desde el 1 de enero de 2007 (Disposición adicional octava. Terminología. Ley 39/2006, de 14 de diciembre). Se sustituyen así los términos minusválido y persona con minusvalía, que la Organización Mundial de la Salud (OMS) decidió abandonar en 2001, por su “connotación peyorativa”. Discapacidad es también el término elegido por la Asamblea General de la ONU en el Primer Tratado Internacional de los Derechos de las Personas con Discapacidad, aprobado en 2006. Queda muy atrás la norma que suprimía para los textos de la Administración los términos subnormalidad y subnormal (RD 348/1986, de 10 de febrero). Estos términos se sustituían, en aquel momento, por minusvalía y persona con minusvalía.

El término minusválido está en retroceso (394.000 resultados al teclear la palabra en Google) frente a discapacitado (3.380.000 resultados al teclear la palabra en Google). Discapacidad sustituye del mejor modo posible sinónimos como deficiencia, anormalidad o minusvalía. Quien presente una determinada discapacidad será una persona con discapacidad, lo que en todo caso se podría concretar como discapacidad física, intelectual o enfermedad mental, sea cual sea el grado de discapacidad o de enfermedad. Están en desuso términos como invalidez, inválido, minusvalía, minusválido, loco, invidente, cojo, subnormal, anormal, tullido, mutilado, tarado, etcétera. Todo esto, claro, referido siempre al lenguaje administrativo y a un uso de respeto, lo que no tiene nada que ver con la literatura, por ejemplo.

Uso de respeto, sí. Lo que no equivale, o no debe equivaler, a lenguaje neutro o políticamente correcto. Que son parecidos, pero no es lo mismo. Hay una raya tenue que estará, seguro, en el sentido común. En el esperpento del lenguaje políticamente correcto se puede sustituir feo, por cosméticamente diferente; pobre, por económicamente explotado, aunque sí nos encontraremos con persona en situación de precariedad; o dentadura postiza, por dentición alternativa. Son solo unos ejemplos, pero hay muchos, muchos… En el lenguaje administrativo todo parte del fenómeno de la cortesía, lo que lleva al empleo de eufemismos o de perífrasis. Se sustituyen las palabras por las definiciones de las palabras. Un cartero es un auxiliar técnico de clasificación y reparto, o una portera es una controladora de accesos. Para que gane lo aceptable socialmente pierde la comunicación eficaz.

El concepto que se utilizará para las personas de capacidades diferentes en las comunicaciones será discapacidad. Como regla general, escribiremos persona sorda (no sordo), persona muda (no mudo), persona sordomuda (no sordomudo) y persona sordociega (no sordociego). También persona de talla baja (no enano). Tartamudo y tartamudez, sí; pero no tartaja. Lengua de signos, sí; pero no lenguaje de signos. En la expresión escrita —siempre dentro del registro formal— evitaremos los verbos padecer, sufrir, aquejar, referidos a la discapacidad. Utilizaremos mejor verbos neutros, como presentar, tener, manifestar, concurrir, etcétera, que no prejuzgan el hecho de tener una discapacidad.

*Las personas que padecen síndrome de Down
Las personas que tienen síndrome de Down

*Hay gente que sufre el trastorno bipolar
Hay gente que presenta trastorno bipolar

*Aquejada de parálisis cerebral
Manifiesta parálisis cerebral

Por otra parte está el asunto de la accesibilidad en la documentación administrativa:

Los documentos e impresos estarán redactados con un lenguaje simple y directo, sin que se utilicen siglas o abreviaturas. Los documentos básicos de información de uso más habitual deberán contar con versiones simplificadas para personas con discapacidades intelectuales o problemas de comprensión escrita. (Art. 13.1 del RD 366/2007, de 16 de marzo).

Dependencia es el término habitual de la última legislación española para referirse a personas que, por razones derivadas de la edad, la enfermedad o la discapacidad, precisan de la atención de otras para sus actividades básicas en la vida diaria. Persona dependiente incluirá a un anciano o a un niño que, en un momento dado, pueden depender de la asistencia o de la ayuda de alguien.

Uso específico de las mayúsculas en títulos legislativos y forma de citarlos

Las minúsculas son preferibles a las mayúsculas. Se leen mejor.

Con carácter general, la tendencia es restringir al máximo el uso de las mayúsculas.

Se escriben con mayúscula inicial todos los elementos significativos del título de los textos o documentos de carácter legal o jurídico (leyes, decretos, órdenes, códigos, fueros…): Código Civil; Acta Única Europea; Ley 40/1998, de 9 de diciembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y otras Normas Tributarias; Real Decreto 125/1988; Ley para la Ordenación General del Sistema Educativo, etcétera. No obstante:

Cuando la descripción de la ley que constituye el título de esta es demasiado extensa, el uso de la mayúscula se limita al primer elemento: Ley 17/2005, de 19 de julio, por la que se regula el permiso y la licencia de conducción por puntos y se modifica el texto articulado de la ley sobre tráfico…

Ortografía de la lengua española 2010, p. 491

Por otra parte, en las Directrices de técnica normativa (Resolución de 28 de julio de 2005) se propone (Apéndices, a).3.º) que los títulos de las distintas disposiciones se escriban en minúscula, con las siguientes excepciones:

1.ª Breve extensión del título.
       Ley 17/2001, de 7 de diciembre, de Marcas.

2.ª Regulación completa de la materia.
       Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad.

3.ª Regulación de órganos constitucionales y grandes referentes legislativos del ordenamiento.
       Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial;
       Ley Orgánica 5/1985, de 19 de julio, de Régimen Electoral General;
       Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.

4.ª La parte citada de una norma se escribirá en minúscula: artículo, apartado, párrafo, disposición final primera, capítulo, sección, título, libro.

Las citas de leyes y decretos se escribirán siempre con el título completo de la norma: tipo (ley, real decreto, orden ministerial, etcétera), número, seguido de  una barra (/), año (con los cuatro dígitos), fecha (entre comas) y nombre:

…de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y normas que la desarrollen.

La cita será corta y decreciente:

…de conformidad con el artículo 6.2.a).1.º, párrafo segundo, del Real Decreto

La cita de la Constitución será siempre por su nombre: Constitución Española, y no sinónimos como Norma suprema, Norma fundamental, etcétera.

Tras la cita de la norma no hace falta mencionar el diario oficial donde se ha publicado. Se sobreentiende que localizar el texto completo de la disposición no es problema cuando ya está disponible en línea.

Los correos electrónicos se escriben rápido y se envían más rápido todavía

¡Demasiado tarde! Ya le hemos dado al botón de Enviar. (Ilustración Bayuela).

¿Cuántos correos electrónicos mandamos todos los días desde nuestro trabajo? ¿Cuántas veces nos hemos arrepentido de hacer clic con el ratón en el botón de Enviar?

El correo electrónico pertenece al género de lo que se conoce como escritura oralizada, es decir, que tiene elementos de la comunicación oral (inmediatez e interacción simultánea) y de la comunicación escrita (código propio y permanencia). ¿Problema? Que esa inmediatez que nuestro cerebro procesa como comunicación oral nos lleve hacia la ambigüedad y al lenguaje coloquial. Nos desorientamos, cuando en realidad estamos en el lenguaje escrito, que exige precisión y un registro formal. Ojo: lo escrito permanece y nos puede traicionar.

A la hora de ponernos a redactar, bueno será que tengamos en cuenta algunas reglas:

El encabezamiento

En el campo Para procura poner el nombre de una sola persona. La dirección de correo electrónico es un dato de carácter personal. Su uso a la vista de todos en listas de correos está castigado por la Ley de Protección de Datos. Si es el caso, las direcciones de los correos deberán ir con copia oculta (Cco).

Atención al botón de Reenviar: a quién y qué reenviamos.

Es un error dejar vacío el campo Asunto. Hay que titular breve, pero significativo del contenido: Reunión, no; Reunión de la Junta Directiva, sí. Deberemos cambiar el contenido del Asunto si los correos se responden y responden: Re: Re: Re: Re: tal cosa, ¡no!

En el encabezamiento aparece por defecto nuestro nombre (el que hayamos configurado), nuestro correo electrónico y la fecha con la hora.

El saludo

Será neutro. Estimado/-a, más el nombre correspondiente es correcto. Querido/-a no es apropiado en un uso profesional. Y tampoco son adecuados saludos del tipo Buenos días (no sabemos cuándo lo abrirá el receptor) o el consabido ¡Hola! Irá seguido siempre de dos puntos (y no coma): Estimado señor González:. Si nos dirigimos a un colectivo –y a pesar de ello– el saludo también irá en singular, ¡la lectura siempre es individual!: Estimado alumno, estimada alumna.

El cuerpo del mensaje

Siempre arrancará en línea aparte (y no a continuación) tras los dos puntos. Párrafos cortos (en torno a treinta palabras), palabras sencillas y máxima corrección ortográfica y gramatical. Piensa primero lo que quieres decir, y dilo. Un solo mensaje y nada de creatividad literaria. A lo concreto.

Tendremos en cuenta el tipo, el tamaño y el color de la fuente. Una Arial o una Times New Roman del cuerpo 12 y color negro darán una aspecto formal a nuestro escrito. Una Comic Sans o una Papyrus serán divertidas o exóticas, pero poco serias para nuestro trabajo. Sí, a las negritas para resaltar texto; también a las cursivas, para indicar una cita o un extranjerismo. ¡No a escribir en mayúsculas! Equivale a gritar. Bien estará que adjuntemos un archivo (un PDF o una hoja de cálculo, por ejemplo); cuidado con el peso de las fotos.

Deberemos evitar la fórmula Adjunto remito; mejor: Le envío en un archivo adjunto el informe…

La despedida

El saludo final es de cortesía debida. Un saludo o Un cordial saludo es adecuado. Los Abrazos y Besos quedan reservados para los correos personales. De nuevo aquí podemos ser traicionados por el espejismo de la comunicación oral: proximidad física con nuestro interlocutor. No hay tal.

Bloque de firma

Llevará nombre y apellidos, y en línea aparte, justo debajo, el cargo sin el artículo: Jefa del Área de Formación (y no La jefa del Área de Formación). Podremos añadir, siempre en línea aparte, dirección postal, teléfono, fax y web institucional. El correo electrónico no es necesario: aparece por defecto en el encabezamiento.

Descargos de responsabilidad

Generalmente reservados a los correos masivos. Son del tipo: La presente comunicación tiene carácter confidencial y es para uso exclusivo del destinatario indicado, etcétera. Suele llevar su correspondiente versión en inglés y en otras lenguas. Deberá estar redactado en sus justos términos y sin abusar (los hay que dan las versiones en cuatro o cinco lenguas; son los mismos que ponen lo de imprimir solo en caso necesario y el logo de Salvemos la naturaleza).

Por último y muy importante

Contestar siempre y mejor en las primeras veinticuatro horas. Lo que no implica precipitación en la respuesta. Se trata de confirmar la recepción. Si estamos hasta arriba o andamos con prisas, hay fórmulas amables del tipo: Me pongo inmediatamente con ello o Me hago cargo y tendré pronto una respuesta. Y siempre, siempre, repasar lo escrito antes de enviarlo.

Adjetivos, ¿delante o detrás? ¿Dice la Administración lo que quiere decir?

“Deberías decir lo que quieres decir”, dijo el Sombrerero.

Uno de los vicios del lenguaje administrativo consiste en anteponer por sistema el adjetivo al nombre:

Presunto delito, en “ha sido detenido por su participación en un presunto delito”.
Pertinente aplicación, en “normas legales de pertinente aplicación”.
Vigente reglamento, en “de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 22 del vigente reglamento”.
Preceptivo dictamen, en “conforme al preceptivo dictamen”.

Lo adecuado para la buena comprensión del mensaje es que el adjetivo siga al nombre (delito presunto, aplicación pertinente, reglamento vigente, dictamen preceptivo). En el lenguaje administrativo y jurídico este tipo de anteposiciones suelen obedecer a la necesidad de resaltar el adjetivo como el contenido más importante del mensaje. En el adjetivo presente, sin embargo, no hay opción, ha de ir siempre antepuesto: presente autorización, presente declaración, presentes diligencias.

En algunas ocasiones anteponer el adjetivo al nombre origina un sentido distinto al que se quiere significar:

Correspondiente pensión / pensión correspondiente
Se le ha concedido la pensión correspondiente.
Antepuesto quiere decir “la fijada”, “la ya establecida”; pospuesto significa “la que corresponda”.

Debido cotejo / cotejo debido
Que se presentarán para su debido cotejo.
En el primer caso quiere decir “conveniente”, “necesario”; en el segundo caso significa “que se debe”.

Diferentes plantas / plantas diferentes
Se expresará [la superficie] de cada una de las plantas diferentes en metros cuadrados.
El adjetivo antepuesto se aplica a las distintas plantas, porque todas lo son (sobra el adjetivo); el adjetivo pospuesto significa que solo se expresará la superficie de las plantas que son diferentes, de las “que difieren”.

Algo parecido pasa con el adjetivo adjunto, que cambia su significado según vaya delante o detrás del sustantivo:

Adjunto archivo / archivo adjunto
Le envío en archivo adjunto el informe que me ha pedido.
En el primer caso se convierte en verbo: [yo le] adjunto [a usted el] archivo en este correo. Si acompaña al verbo (adjunto remito) es adverbio; no es incorrecto, pero sí es redundante (sobra). Mejor: [le] remito [a usted] el archivo que me ha pedido.

Todo esto viene a cuento (y nunca mejor dicho) porque el otro día releyendo Alicia en el País de las Maravillas, de Lewis Carroll, me encontré con el siguiente delicioso diálogo entre la protagonista, el Sombrerero y la Liebre de Marzo (¡y el Lirón!):

El Sombrerero abrió desmesuradamente los ojos al oír aquello; pero solo respondió: “¿En qué se parece un cuervo a un pupitre?”. “Vaya, parece que vamos a divertirnos –pensó Alicia–. Me gusta que empiecen jugando a las adivinanzas…”

–Creo que podría adivinarlo –añadió en voz alta.

–¿Quieres decir que crees poder encontrar la solución? –dijo la Liebre de Marzo.

–Exactamente –dijo Alicia.

–Entonces deberías decir lo que quieres decir –añadió la Liebre de Marzo.

–Es lo que hago –se apresuró a replicar Alicia– ¡o por lo menos… por lo menos quiero decir lo que digo! Viene a ser lo mismo, ¿no?

–¡Qué va a ser lo mismo! –dijo el Sombrerero–. Si así fuera, podrías decir que veo lo que como es lo mismo que como lo que veo.

–También podrías decir –añadió la Liebre de Marzo– que me gusta lo que tengo es lo mismo que tengo lo que me gusta.

–También podrías decir –añadió el Lirón, que parecía hablar dormido–, que respiro cuando duermo es lo mismo que duermo cuando respiro.

–Es lo mismo para ti –dijo el Sombrerero, y en este punto la charla se interrumpió.

Pues eso. Que a la Administración le ocurre lo mismo que a Alicia: quiere decir una cosa y luego dice otra. Y el ciudadano no se entera.

Ortotipografía: de la máquina de escribir al ordenador

Situación imposible: el ordenador no es una máquina de escribir (ilustración: Bayuela).

Hasta la segunda mitad de la década de los ochenta del siglo XX los documentos administrativos se redactaban con máquinas de escribir. Por supuesto, cualquier tipo de documento que no estuviera escrito a mano. Hasta ese momento (y esto no ha cambiado) importaba lo que se decía (qué tipo de documento: notificación, recurso, diligencia, solicitud, certificado, etcétera) y cómo se decía (si estaba bien escrito y se entendía). La herramienta para plasmar ese lenguaje escrito ofrecía unos recursos muy limitados: mayúsculas, minúsculas, subrayados, algunas grafías auxiliares (comillas inglesas, signos de interrogación o admiración, paréntesis, etcétera). El movimiento del carro nos permitía que el espaciado entre líneas fuera sencillo, doble y ¡hasta triple! Y poco más. La letra siempre era la misma y del mismo tamaño. Por tanto, si querías destacar algo solo disponías de mayúsculas y subrayados.

Decreto máquina de escribir en la Administración

Decreto de Francisco Silvela (Gaceta de Madrid, 19 de febrero de 1900) por el que la Administración incorpora la máquina de escribir en sus documentos administrativos [cortesía de Miguel Solano].

Pero eso ha cambiado radicalmente. Ya no hay máquinas de escribir en oficinas y despachos. En su lugar, teclados y pantallas que han abierto el abanico de posibilidades en la escritura mecánica. Lo han abierto tanto, que el arte que antes solo manejaban los tipógrafos en las imprentas, ahora está al alcance de cualquiera con un procesador de textos en su ordenador. Es decir, todos los que nos sentamos a escribir tenemos que relacionarnos con negritas, cursivas, versalitas, cuerpo o tamaño de la letra, fuentes o familias de letras, justificación de textos, diseño gráfico… Pero nadie nos ha enseñado a utilizar estos recursos que hace no muchos años estaban fuera de nuestro alcance. Y eso, por ejemplo, les ocurre a aquellas personas que trabajan en la Administración. Todavía, y con demasiada frecuencia, nos encontramos con documentos que recogen párrafos o nombres propios escritos todo en mayúsculas, donde las citas van entre comillas, el primer renglón del párrafo va sangrado… Es decir, que solo se han empleado recursos de la antigua máquina de escribir.

¿Entonces? Entonces estoy hablando de ortotipografía. Es decir, la ciencia que estudia la combinación de la ortografía y la tipografía. Algo que no se enseña, pero que resulta imprescindible, pues contribuye a la eficacia de la comunicación escrita. Y esto tiene que ver, a su vez, con la legibilidad. Otro concepto importante para esa comunicación eficaz. Cuándo y cómo usar las negritas y las cursivas. El uso de las mayúsculas. Textos recorridos o justificados. El espaciado entre líneas. Diferencias entre rayas y guiones. Por qué usar distintos tamaños de letras y distintas fuentes. La distribución de los blancos en el folio (diseño gráfico). En la mayoría de los casos la solución estará en la Ortografía de la lengua española (2010). Pero en muchos otros casos, sin embargo, será necesario recurrir al libro de estilo de nuestra organización o de nuestra institución. Un libro de estilo propio no solo nos va a actualizar las reglas para el buen uso del español, sino que nos va a mostrar el diseño de este o aquel documento para que haya una coherencia, y hasta una identidad visual, y con especial atención a la legibilidad para garantizar la eficacia comunicativa.