Firmas “a gogó”

Dispuesto a la firma

En los bloques de firma de los documentos administrativos se tiene que identificar el funcionario con nombre y apellidos. (Ilustración: ClipArt ETC)

Resulta curiosa, ¡a estas alturas!, la forma en que se estructuran algunos documentos administrativos. A base del copia-pega, de tantos y tantos años de tradición, el funcionario de turno se ha quedado sin reflejos y aplica mecánicamente lo que viene de atrás. Pero la modernización del lenguaje administrativo exige adaptar los viejos usos a la comunicación eficaz. Hay que cambiar pensando en los ciudadanos.

Un ejemplo de esto que digo lo traigo hoy aquí: la identificación de quien emite un documento administrativo. La norma está clara:

En los casos en que el destinatario sea el ciudadano debe figurar al pie del documento la denominación completa del cargo o puesto de trabajo del titular del órgano administrativo, así como el nombre y apellidos de la persona que formaliza el documento.

(Ver: Artículos 3 y 4 del RD 1465/1999, de 17 de septiembre)

Pero eso, desgraciadamente, no es lo que se hace en muchos casos. Traigo aquí unos ejemplos:

• Jefe o jefa

Jefe o jefa: cuando el cargo lo tiene una mujer, mejor en femenino.

Jefe o jefa: cuando el cargo lo tiene una mujer, mejor en femenino.

La denominación del cargo o puesto de trabajo se debe escribir de preferencia en femenino si su titular es una mujer: jefa/-e, directora/-or, gerenta/-e, presidenta/-e, inspectora/-or, interventora/-or, etcétera. Solo existen dos impedimentos para feminizar estos sustantivos: criterios morfológicos y que la persona interesada no lo acepte. Por ejemplo, hay mujeres que no aceptan concejala, conserja o gerenta. Pero estos casos los determinará más el uso social. En este ejemplo, además, sobra la abreviatura Fdo., que se debe suprimir en todos los casos.

•Identificación completa de la persona que firma

El cargo debe anteceder al nombre y apellidos del funcionario que firma.

El cargo debe anteceder al nombre y apellidos del funcionario que firma.

Después del cargo, viene la rúbrica y a continuación, siempre, nombre y apellidos. Desde el año 1981 (Orden de Presidencia de Gobierno de 10 de enero) es obligatorio en las resoluciones administrativas.

•La denominación del cargo se escribe exenta de puntuación

El cargo se escribe sin puntos ni comas.

El cargo se escribe sin puntos ni comas.

El cargo se escribe precedido del artículo y sin signos de puntuación de ninguna clase: La jefaLa inspectora; El gerente, etcétera.

•La norma obliga a la identificación del titular

El cargo con nombres y apellidos, no construcciones metonímicas.

El cargo, con nombres y apellidos; no construcciones metonímicas.

Por supuesto, nada de La Dirección General de Dependencia, ni La Gerencia, ni El Servicio de Coordinación, y mucho menos La administración del edificio (sic). La identificación es personal.

•El cargo, mejor todo en minúsculas

El cargo, mejor en minúsculas.

El cargo, mejor en minúsculas

Esta será la solución idónea. El cargo escrito así, con el artículo, todo en minúsculas y sin coma ni punto. Más abajo, la rúbrica y el sello (si hubiera lugar) y, más abajo, nombre y apellidos de la persona titular del puesto de trabajo.

La Administración transparente, también va por ahí.

11 pensamientos en “Firmas “a gogó”

    1. Javier Badía Autor

      El uso de grados o títulos académicos, como licenciado, doctor o máster, en la firma y en otras circunstancias lo determinará la costumbre o la oportunidad. No hay otras limitaciones. Por otra parte esas costumbres difieren entre unas y otras comunidades hispanohablantes. Así, en México es habitual anteponer el título de licenciado (Lcdo.) al apellido, mientras que en España no se suele usar en una firma o como manera de dirigirse a alguien.

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  1. Celia

    Me gustaría saber el significado de rubricar un documento administrativo: certificaciones, resoluciones, decretos, etcétera. Algunas personas dicen que lo rubrica el que hace el documento (auxiliar administrativo) puesto que significa que lo han hecho. Además me gustaría saber qué significado tiene rubricar un documento administrativo una vez instaladas las firmas digitales en cada uno de ellos.

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    1. Javier Badía Autor

      Por regla general los documentos administrativos los escribe una persona (puede ser un auxiliar administrativo) y los firma otra persona (puede ser un alto cargo de la Administración o de una empresa pública…). Quien firma lo hace en función de su cargo. Por otra parte los documentos administrativos no se hacen, mantienen una estructura (obligada) y un formato estable, lo que impide la creatividad de quien los redacta. Y sí, con la firma digital ya no puede haber rúbrica, puesto que ésta es un trazo físico que en soporte papel acompaña a la firma.

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  2. LUIS ARMANDO GUILLEN DE LEON

    ¿Es factible cambiar el orden en la firma del documento? Es decir, primero poner el nombre y luego el cargo y viceversa. Espero su contestación. Saludos.

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    1. Javier Badía Autor

      Depende del documento. Si se trata de una carta, en el bloque de firma aparecerá debajo de la rúbrica el nombre, y debajo otra vez el cargo, pero sin el artículo delante. Por ejemplo:
      Pedro Pérez Pellicer
      Jefe de Mantenimiento

      Y no:
      El jefe de Mantenimiento
      Pedro Pérez Pellicer

      Gracias por tu comentario.

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  3. Maria Luisa

    Tengo una duda: en mi Servicio actualmente cuando hacemos un escrito, en la parte superior izquierda se pone el nombre del servicio y debajo las siglas de las personas por cuyas manos ha pasado para dar algún trámite administrativo. A continuación se pone el Asunto y por último en el pie se indica la fecha, nombre, apellidos y cargo de la persona que lo ha realizado.
    Pues bien, me comunican que en lo sucesivo en la parte superior izquierda del escrito debe ponerse el nombre y los dos apellidos de todas las personas por cuyas manos ha pasado ese escrito.
    Pregunto: ¿es eso correcto?, ¿es necesario?
    Muchas gracias.

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    1. Javier Badía Autor

      Hola, María Luisa:
      Cuando dices hacemos un escrito debo entender que se trata de una nota interna, ¿no? Una nota interna que podría acompañar otros documentos administrativos… Y esa nota interna (junto con los documentos) va dejando un rastro mediante las iniciales de los nombres por cuyas manos han pasado… Y ahora os dicen que en vez de iniciales, nombres completos. Aparentemente no parece que la cosa tenga mayor relevancia. Si desapareciese o se manipulase algún documento y sabemos por qué manos ha pasado será más fácil localizar al causante del problema, ¿no?
      Que yo sepa no hay doctrina sobre esto que planteas. Sería más bien algo práctico para el mejor seguimiento de un expediente administrativo. Según tú, ¿dónde está el problema? ¿Que sean nombres completos en vez de iniciales?
      Gracias a ti por tu comentario.

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