Firmas «a gogó»

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Dispuesto a la firma

En los bloques de firma de los documentos administrativos se tiene que identificar el funcionario con nombre y apellidos. (Ilustración: ClipArt ETC)

Resulta curiosa, ¡a estas alturas!, la forma en que se estructuran algunos documentos administrativos. A base del copia-pega, de tantos y tantos años de tradición, el funcionario de turno se ha quedado sin reflejos y aplica mecánicamente lo que viene de atrás. Pero la modernización del lenguaje administrativo exige adaptar los viejos usos a la comunicación eficaz. Hay que cambiar pensando en los ciudadanos.

Un ejemplo de esto que digo lo traigo hoy aquí: la identificación de quien emite un documento administrativo. La norma está clara:

En los casos en que el destinatario sea el ciudadano debe figurar al pie del documento la denominación completa del cargo o puesto de trabajo del titular del órgano administrativo, así como el nombre y apellidos de la persona que formaliza el documento.

(Ver: Artículos 3 y 4 del RD 1465/1999, de 17 de septiembre)

Pero eso, desgraciadamente, no es lo que se hace en muchos casos. Traigo aquí unos ejemplos:

• Jefe o jefa

Jefe o jefa: cuando el cargo lo tiene una mujer, mejor en femenino.

Jefe o jefa: cuando el cargo lo tiene una mujer, mejor en femenino.

La denominación del cargo o puesto de trabajo se debe escribir de preferencia en femenino si su titular es una mujer: jefa/-e, directora/-or, gerenta/-e, presidenta/-e, inspectora/-or, interventora/-or, etcétera. Solo existen dos impedimentos para feminizar estos sustantivos: criterios morfológicos y que la persona interesada no lo acepte. Por ejemplo, hay mujeres que no aceptan concejala, conserja o gerenta. Pero estos casos los determinará más el uso social. En este ejemplo, además, sobra la abreviatura Fdo., que se debe suprimir en todos los casos.

•Identificación completa de la persona que firma

El cargo debe anteceder al nombre y apellidos del funcionario que firma.

El cargo debe anteceder al nombre y apellidos del funcionario que firma.

Después del cargo, viene la rúbrica y a continuación, siempre, nombre y apellidos. Desde el año 1981 (Orden de Presidencia de Gobierno de 10 de enero) es obligatorio en las resoluciones administrativas.

•La denominación del cargo se escribe exenta de puntuación

El cargo se escribe sin puntos ni comas.

El cargo se escribe sin puntos ni comas.

El cargo se escribe precedido del artículo y sin signos de puntuación de ninguna clase: La jefaLa inspectora; El gerente, etcétera.

•La norma obliga a la identificación del titular

El cargo con nombres y apellidos, no construcciones metonímicas.

El cargo, con nombres y apellidos; no construcciones metonímicas.

Por supuesto, nada de La Dirección General de Dependencia, ni La Gerencia, ni El Servicio de Coordinación, y mucho menos La administración del edificio (sic). La identificación es personal.

•El cargo, mejor todo en minúsculas

El cargo, mejor en minúsculas.

El cargo, mejor en minúsculas

Esta será la solución idónea. El cargo escrito así, con el artículo, todo en minúsculas y sin coma ni punto. Más abajo, la rúbrica y el sello (si hubiera lugar) y, más abajo, nombre y apellidos de la persona titular del puesto de trabajo.

La Administración transparente, también va por ahí.

18 thoughts on “Firmas «a gogó»

  1. Miguel A. Guillén Pérez

    Me gustaría saber si un técnico contratado temporalmente en un Ayuntamiento puede firmar como «Municipal», es decir, «EL ARQUITECTO MUNICIPAL», «EL INGENIERO TÉCNICO INDUSTRIAL MUNICIPAL», «EL ARQUEÓLOGO MUNICIPAL», o simplemente debe poner «EL ARQUITECTO», «EL INGENIERO TÉCNICO INDUSTRIAL», «EL ARQUEÓLOGO»… ¿y en el caso de un funcionario interino?

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    1. Javier Badía Autor

      Hola, Miguel:
      Gracias por tu comentario. La firma que debe aparecer en los documentos administrativos responde al cargo o puesto que ocupa la persona responsable. Y ese cargo o puesto tiene una denominación: La directora general, El jefe de Servicio, El alcalde, La concejal de Medio Ambiente… Y no se refiere a la profesión: El médico, El arquitecto, El arqueólogo, etcétera.
      En el caso que me planteas, ¿cuál es la denominación del puesto que ocupa esa persona? Si es el arquitecto municipal tendrá que firmar El arquitecto municipal, porque así se denomina ese puesto. Ahora bien, entiendo que lo que tú me planteas es qué pasa si no se trata de un funcionario de carrera. Qué pasa si se trata de un técnico contratado temporalmente o de un funcionario interino. Y yo te contesto: Dímelo tú. Esa persona ¿ocupa legalmente ese puesto? ¿Cómo se cubre ese puesto? Porque solo podrás firmar como El arquitecto municipal si eres el arquitecto municipal.
      Un saludo cordial.

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  2. Joaqui

    Buen día.
    Mi consulta es la siguiente:
    ¿Puede la administración «habilitar» a una persona del cuerpo administrativo a firmar o generar documentos que supuestamente deberían ir firmados o generados por un titulado superior?
    Personalmente entiendo que no debería ser así, pero si lo es, me gustaría saber que legislación «habilita» en general (valga la redundancia) a la administración a ello, o si existe alguna legislación que regule las «funciones y potestades» por llamarlo así, del personal administrativo en la administración donde seestablezca que deben firmar lo que se les dice. Gracias

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  3. ANA MARÍA

    Buenas tardes:

    Tengo una duda con respecto al uso de D./Dª en documentos administrativos. Tengo entendido que el uso de ese tratamiento es para el destinatario, que nunca los responsables emisores del documento se ponen el D./Dª. delante del nombre. También me surge la duda con la emisión de certificados, porque creo que el emisor pone su nombre y su cargo exclusivamente. Me gustaría saber dónde, en qué norma, viene regulado ese tratamiento en los documentos administrativos.

    Muchas gracias por su atención y enhorabuena por la página

    Un saludo

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  4. Pilar

    Buenas noches. Soy auxiliar administrativo de un Ayuntamiento, trabajo en el departamento económico y el interventor de este, me pide realizar un trabajo que consiste en hacer el cálculo de intereses de mora a unas facturas que no se pagaron en su fecha. (Él me dice cómo debo hacerlo). Una vez hecho, me pide que firme la hoja de cálculo como responsable de ese trabajo. Esta hoja va a ser trascrita a la resolución que se dicte aprobando dichos intereses. Mi pregunta es: Un auxiliar Administrativo debe firmar este tipo de trabajos o cualquiera otros (porque nos ha advertido que quiere que todas las auxiliares le firmemos lo que él nos pida)?
    Agradeciéndole de antemano su respuesta, reciba un cordial saludo

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    1. Javier Badía Autor

      Hola, Pilar, muchas gracias por tu comentario. La obligatoriedad de la firma, es decir de la identificación con nombre y apellidos del funcionario, se refiere a los documentos cuyo destinatario sea el ciudadano. En el caso que tú planteas no parece que sea exigible esa firma. Otra cosa distinta es que vuestro jefe quiera tener la identificación del funcionario que ha hecho un determinado trabajo, con objeto de establecer responsabilidades si hubiera lugar, pero para eso no hace falta la firma tal y como aquí se describe. Sería un asunto interno y para eso bastaría con un código, por ejemplo. Ten en cuenta que la resolución que se dicte no la puede firmar un colectivo, sino tan solo el funcionario autorizado para ello.
      Un saludo cordial.

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    1. Javier Badía Autor

      El uso de grados o títulos académicos, como licenciado, doctor o máster, en la firma y en otras circunstancias lo determinará la costumbre o la oportunidad. No hay otras limitaciones. Por otra parte esas costumbres difieren entre unas y otras comunidades hispanohablantes. Así, en México es habitual anteponer el título de licenciado (Lcdo.) al apellido, mientras que en España no se suele usar en una firma o como manera de dirigirse a alguien.

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  5. Celia

    Me gustaría saber el significado de rubricar un documento administrativo: certificaciones, resoluciones, decretos, etcétera. Algunas personas dicen que lo rubrica el que hace el documento (auxiliar administrativo) puesto que significa que lo han hecho. Además me gustaría saber qué significado tiene rubricar un documento administrativo una vez instaladas las firmas digitales en cada uno de ellos.

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    1. Javier Badía Autor

      Por regla general los documentos administrativos los escribe una persona (puede ser un auxiliar administrativo) y los firma otra persona (puede ser un alto cargo de la Administración o de una empresa pública…). Quien firma lo hace en función de su cargo. Por otra parte los documentos administrativos no se hacen, mantienen una estructura (obligada) y un formato estable, lo que impide la creatividad de quien los redacta. Y sí, con la firma digital ya no puede haber rúbrica, puesto que ésta es un trazo físico que en soporte papel acompaña a la firma.

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  6. LUIS ARMANDO GUILLEN DE LEON

    ¿Es factible cambiar el orden en la firma del documento? Es decir, primero poner el nombre y luego el cargo y viceversa. Espero su contestación. Saludos.

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    1. Javier Badía Autor

      Depende del documento. Si se trata de una carta, en el bloque de firma aparecerá debajo de la rúbrica el nombre, y debajo otra vez el cargo, pero sin el artículo delante. Por ejemplo:
      Pedro Pérez Pellicer
      Jefe de Mantenimiento

      Y no:
      El jefe de Mantenimiento
      Pedro Pérez Pellicer

      Gracias por tu comentario.

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  7. Maria Luisa

    Tengo una duda: en mi Servicio actualmente cuando hacemos un escrito, en la parte superior izquierda se pone el nombre del servicio y debajo las siglas de las personas por cuyas manos ha pasado para dar algún trámite administrativo. A continuación se pone el Asunto y por último en el pie se indica la fecha, nombre, apellidos y cargo de la persona que lo ha realizado.
    Pues bien, me comunican que en lo sucesivo en la parte superior izquierda del escrito debe ponerse el nombre y los dos apellidos de todas las personas por cuyas manos ha pasado ese escrito.
    Pregunto: ¿es eso correcto?, ¿es necesario?
    Muchas gracias.

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    1. Javier Badía Autor

      Hola, María Luisa:
      Cuando dices hacemos un escrito debo entender que se trata de una nota interna, ¿no? Una nota interna que podría acompañar otros documentos administrativos… Y esa nota interna (junto con los documentos) va dejando un rastro mediante las iniciales de los nombres por cuyas manos han pasado… Y ahora os dicen que en vez de iniciales, nombres completos. Aparentemente no parece que la cosa tenga mayor relevancia. Si desapareciese o se manipulase algún documento y sabemos por qué manos ha pasado será más fácil localizar al causante del problema, ¿no?
      Que yo sepa no hay doctrina sobre esto que planteas. Sería más bien algo práctico para el mejor seguimiento de un expediente administrativo. Según tú, ¿dónde está el problema? ¿Que sean nombres completos en vez de iniciales?
      Gracias a ti por tu comentario.

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