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El correo electrónico es la forma de comunicación escrita más complicada de todas. En su uso desde y para la Administración se requiere un cuidado extremo.

Los correos electrónicos se escriben rápido y se envían más rápido todavía

¡Demasiado tarde! Ya le hemos dado al botón de Enviar. (Ilustración Bayuela).

¿Cuántos correos electrónicos mandamos todos los días desde nuestro trabajo? ¿Cuántas veces nos hemos arrepentido de hacer clic con el ratón en el botón de Enviar?

El correo electrónico pertenece al género de lo que se conoce como escritura oralizada, es decir, que tiene elementos de la comunicación oral (inmediatez e interacción simultánea) y de la comunicación escrita (código propio y permanencia). ¿Problema? Que esa inmediatez que nuestro cerebro procesa como comunicación oral nos lleve hacia la ambigüedad y al lenguaje coloquial. Nos desorientamos, cuando en realidad estamos en el lenguaje escrito, que exige precisión y un registro formal. Ojo: lo escrito permanece y nos puede traicionar.

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Correos masivos, según y cómo

Ante el ordenador

La dirección de correo electrónico es un dato de carácter personal, por lo que está sujeto a la Ley de Protección de Datos (LOPD). (Ilustración OpenClipArt).

Atención: el envío masivo de correos electrónicos puede conllevar una multa de entre 40 000 y 300 000 euros. ¿Cómo podemos evitar la sanción económica? Si escribimos las direcciones de correo en el campo Copia de carbón oculta (Cco). El correo electrónico se considera dato de carácter personal desde 1999, por lo que la revelación de las direcciones de correo vulneraría el deber de secreto profesional a que nos obliga la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal (BOE del 14 de diciembre), en su artículo 10. Hasta mediados de marzo —hace apenas un mes— la multa por este motivo podía ser de entre 600 y 60 000 euros. Pero eso ha cambiado con la modificación introducida por la Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía sostenible (BOE del 5 de marzo), en su Disposición final quincuagésima sexta, que considera infracción grave la vulneración del secreto en el tratamiento de los datos de carácter personal. En la LOPD (Ley de Protección de datos) se consideraba infracción leve (art. 44.2.e). Si se tratase de la primera infracción se puede resolver mediante apercibimiento (nuevo apartado 6 al artículo 45).

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Dobletes y desdoblamientos

Escritora pensando

En una carta o en un correo electrónico nunca es aceptable la fórmula: Sr./Sra. D./Dña. Luis Fernández. Ilustración ClipArt ETC.

Cuando una carta, o una circular, o un aviso, o un comunicado, o un correo electrónico van dirigidos a un colectivo compuesto indistintamente de hombres y mujeres, ¿cómo hay que encabezarlo? La solución más adecuada sería la siguiente: Estimada compañera, estimado compañero…

Una fórmula poco recomendable sería: Estimado/-a compañero/-a... No hay problema para el uso de la barra, que puede indicar la existencia de dos o más opciones posibles, pero que tiene un uso más idóneo en impresos de preinscripción, matrículas, formularios, fichas, etcétera: Cuestionario para el/la alumno/-a.

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Correo electrónico: registro formal o informal

Mensaje e rec

El correo electrónico es comunicación escrita, por lo que está sujeto a las reglas de la expresión escrita.

El correo electrónico es peligroso. No me refiero a un daño físico, claro está. Pero tiene sus riesgos, y si no sabemos preverlos nos podemos meter en un buen charco.

Uno de los riesgos viene de nuestra prisa: ¡qué fácil es darle a Enviar!

—¡Maldita sea, no quería poner eso!

Otro riesgo viene de su carácter. El correo electrónico es comunicación escrita… ¿seguro? La comunicación escrita no se hace cara a cara. Bien. Pero en la comunicación escrita suele haber una gran distancia temporal entre los interlocutores. Aquí cambia la cosa. La inmediatez, característica de la comunicación oral, nos desconcierta y perdemos pie. En la comunicación oral podemos corregir sobre la marcha nuestras palabras. En la comunicación escrita eso es más complicado, porque no podemos borrar lo que ya hemos escrito y enviado. Y es que el riesgo, efectivamente, está en que el correo electrónico tiene las características de la comunicación escrita, pero también unas cuantas de la comunicación oral. Por ejemplo, tiende a la informalidad. Y a la ambigüedad.

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Firmas automáticas o bloque de firma

La incorporación al correo electrónico de la firma automática o bloque de firma es muy recomendable. Aparece por defecto al enviar o responder un mensaje, siempre y cuando lo hayas definido antes en Opciones de correo electrónico. Debe ser concisa, a ser posible no más de cinco líneas. Deberá contener nombre y apellido/-s de la persona, denominación del cargo (en femenino, si es mujer), lugar de su puesto de trabajo y, opcionalmente, teléfono. Y desde luego no hay que poner el correo electrónico propio, puesto que aparece por defecto en la cabecera. En las normas de estilo para el correo electrónico de RedIRIS se propone que la primera línea sean dos guiones (– –). Muchos servidores automáticos interpretan esos dos caracteres como el comienzo de la firma.

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