Características y reglas para la mejor elaboración de un documento administrativo

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Una Administración que emite documentos fácilmente comprensibles está más cerca de sus ciudadanos. (Ilustración tomada de Plain language Australia).

• La eficiencia de la actuación administrativa está
supeditada a la comunicación correcta
de su contenido.

Uno de los problemas más frecuentes que se plantea a la hora de elaborar un documento administrativo (DA) es la confusión en la estructura. Así, se confunde la diligencia (Hago constar) con el certificado (Certifico); la nota interior con el oficio, o incluso con la carta; el anuncio con el aviso; la solicitud con el recurso; la notificación con la resolución, etcétera. Y es que es fundamental que el destinatario de un DA pueda identificarlo rápidamente, a primera vista, sin necesidad de bucear en el texto hasta averiguar qué le quieren decir.

Estructura básica

La estructura es el modo en que se organiza el DA, es decir la forma en que se distribuyen ordenadamente las distintas partes del texto. Esta ordenación se realiza mediante la separación de párrafos. En general los textos administrativos presentan una estructura básica, que se complica o desarrolla más o menos según la naturaleza del documento:

  • Identificación del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).
  • Motivación o justificación del acto.
  • Parte dispositiva o resolución.
  • Inclusión final de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.

Este patrón estructural coincide, más o menos, con el esquema de la oración gramatical: sujetoverbopredicado (Yo, alcalde [sujeto], dispongo [verbo] tal o cual cosa [complemento 1] por determinadas razones [complemento 2]).

Fórmulas y modelos

En la elaboración del DA, por regla general, quienes redactan no firman: redactor y emisor no coinciden en la misma persona.

Esta circunstancia constriñe la libertad de expresión del redactor, que recurrirá a fórmulas y modelos consensuados. En este sentido, cualquier propuesta de cambio requerirá la aceptación del firmante.

El estilo administrativo viene determinado por fórmulas que inician, prolongan o finalizan: casi todos los actos administrativos se expresan en documentos mediante fórmulas. El abuso en el empleo de esas fórmulas puede considerarse como uno de los defectos de estilo del lenguaje administrativo. La parte perversa de este aspecto es el uso ciego del copia/pega, que dará lugar a verdaderos disparates.

En definitiva, la estructura vendrá determinada por el emisor (la Administración o el ciudadano), la tipología (documentos resolutorios, informativos o de los ciudadanos) o incluso el medio por el que se ponga a disposición del destinatario (electrónico o en papel). Y todo conjugado con el principio de inteligibilidad (que el DA pueda ser entendido), lo que exige, a su vez, un buen uso del español y una clara legibilidad (aspecto físico).

A continuación doy quince criterios PDF para elaborar un documento administrativo:

1.
Disposición adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad corporativa (símbolos, fuentes y tamaño o cuerpo de la letra, colores, etcétera).

2.
Se deberá disponer el texto en párrafos breves y utilizando un lenguaje comprensible (sencillo y directo) para los ciudadanos.

3.
Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no tienen cabida en el lenguaje administrativo.

4.
En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un título. Es un recurso formal que facilita la comprensión del mensaje por su receptor. El título denomina el tipo de acto que contiene (notificación, diligencia, nota interior, etcétera).

5.
Únicamente se requerirán del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitación correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en poder de la Administración.

6.
En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se incluirán instrucciones claras y concisas.

7.
El centro o unidad de procedencia estará debidamente identificado, con la dirección postal completa, número de teléfono y correo electrónico, para que el destinatario pueda ponerse en contacto.

8.
Se evitará el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se atenderá a la forma femenina de títulos, profesiones y cargos. Sustantivos no marcados, desdoblamientos y dobletes son posibles, siempre y cuando no se alargue la frase hasta hacer incomprensible el mensaje.

9.
Los documentos básicos de información deberán contar con versiones simplificadas para personas con discapacidad intelectual o problemas de comprensión escrita.

10.
La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la denominación completa. Se evitarán siempre las abreviaturas.

11.
En los formularios, los datos han de seguir un orden lógico y distinguiendo los espacios destinados para que rellene el interesado.

12.
En los formularios hay que prever la posibilidad de mecanización a la hora de disponer los espaciados, campos para cumplimentar o rellenar…, así como su posterior archivo.

13.
Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensión del texto, tales como ciertos tipos de letra, formatos, colores. Y combinarlos con márgenes y espacios en blanco… Es decir, que hay que aprovechar aquellos recursos gráficos que nos ofrecen los medios electrónicos e informáticos para el diseño de los impresos.

14.
Si el impreso dispone de varias copias, habrá que distinguir en cada una al destinatario (para la Administración, para el interesado, para el banco, etcétera).

15.
El número de ejemplares se adecuará a las necesidades objetivas, por lo que se evitarán tiradas excesivas y no justificadas.

Podría concluir con la afirmación de que la eficiencia de la actuación administrativa está supeditada a la comunicación correcta de su contenido.

PARA SABER MÁS

18 thoughts on “Características y reglas para la mejor elaboración de un documento administrativo

  1. Richard Flores Castro

    Estimado Javier, habrá alguna normativa internacional positiva, para sustentar un reglamento normativo interno administrativo, para el uso adecuado de CITES informes, comunicaciones internas, orden de servicio, etc ?????? por favor espero tu respuesta.
    Atentamente:
    Richard Flores

    Responder
    1. Javier Badía Autor

      Gracias por el comentario, Richard. Que yo sepa no hay ninguna normativa internacional positiva al respecto, salvo las normas ISO. Para los modelos documentales administrativos existen recomendaciones generales, que tienen que ver con la claridad y legibilidad. Cualquier especificación sobre los modelos o tipos documentales que tengan que ver con algún tipo de normativa se desarrollan en leyes propias de cada país. En España, las referencias a este respecto se encuentran en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del sector Público.

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  2. WILMER

    ¿Actualmente estas normas se aplican en Colombia en todo su territorio o ha habido algún cambio? ¿Se aplican para documentos patrimonio documental del estado?

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  3. Roberto

    Debemos comunicar una resolución (idéntica) a más de 100 beneficiarios.
    ¿Es obligatorio que las Resoluciones estén personalizadas? ¿es suficiente con tener constancia de que todos han recibido su copia idéntica?

    Responder
    1. Javier Badía Autor

      Hola, Roberto. Gracias por participar aquí.
      Me preguntas si las resoluciones tienen que estar personalizadas… A mí me da que la notificación correspondiente sí, ¿no? ¿Forman todos esos destinatarios parte de un único expediente administrativo o hay tantos expedientes administrativos como destinatarios?
      Saludos cordiales.

      Responder
      1. Juan Manuel Hernández Sánchez.

        Buenos Dias, la notificación de cada destinatario cuando la nota es de caracter personal, se debe notificar a cada uno, de forma independiente.

        Hay criterios jurisprudencias, respecto a notificaciones de caracter personal.

        en las cuales señalan, que se debe notificar a las partes de forma independiente.
        gracias, saludos.

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  5. Ommm

    Muchas gracias por tan valiosa información. Me ha resultado muy útil, al igual que todo el sitio. ¡Enhorabuena por tan excelente trabajo!

    Responder
    1. Javier Badía Autor

      Si el oficio se dirige a otro órgano de la misma administración (oficio interno) la identificación del destinatario siempre será para el cargo y no para el nombre de la persona que pueda ocupar ese cargo. En el caso de que el oficio se dirigiera a órganos de otras administraciones, empresas o ciudadanos la cosa cambia. Ahí sí habrá que indicar el nombre del destinatario y su cargo.
      Muchas gracias por tu participación.

      Responder

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