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¡Demasiado tarde! Ya le hemos dado al botón de Enviar. (Ilustración Bayuela).
¿Cuántos correos electrónicos mandamos todos los días desde nuestro trabajo? ¿Cuántas veces nos hemos arrepentido de hacer clic con el ratón en el botón de Enviar?
El correo electrónico pertenece al género de lo que se conoce como escritura oralizada, es decir, que tiene elementos de la comunicación oral (inmediatez e interacción simultánea) y de la comunicación escrita (código propio y permanencia). ¿Problema? Que esa inmediatez que nuestro cerebro procesa como comunicación oral nos lleve hacia la ambigüedad y al lenguaje coloquial. Nos desorientamos, cuando en realidad estamos en el lenguaje escrito, que exige precisión y un registro formal. Ojo: lo escrito permanece y nos puede traicionar.
A la hora de ponernos a redactar, bueno será que tengamos en cuenta algunas reglas:
● El encabezamiento
En el campo Para procura poner el nombre de una sola persona. La dirección de correo electrónico es un dato de carácter personal. Su uso a la vista de todos en listas de correos está castigado por la Ley de Protección de Datos. Si es el caso, las direcciones de los correos deberán ir con copia oculta (Cco).
Atención al botón de Reenviar: a quién y qué reenviamos.
Es un error dejar vacío el campo Asunto. Hay que titular breve, pero significativo del contenido: Reunión, no; Reunión de la Junta Directiva, sí. Deberemos cambiar el contenido del Asunto si los correos se responden y responden: Re: Re: Re: Re: tal cosa, ¡no!
En el encabezamiento aparece por defecto nuestro nombre (el que hayamos configurado), nuestro correo electrónico y la fecha con la hora.
● El saludo
Será neutro. Estimado/-a, más el nombre correspondiente es correcto. Querido/-a no es apropiado en un uso profesional. Y tampoco son adecuados saludos del tipo Buenos días (no sabemos cuándo lo abrirá el receptor) o el consabido ¡Hola! Irá seguido siempre de dos puntos (y no coma): Estimado señor González:. Si nos dirigimos a un colectivo –y a pesar de ello– el saludo también irá en singular, ¡la lectura siempre es individual!: Estimado alumno, estimada alumna.
● El cuerpo del mensaje
Siempre arrancará en línea aparte (y no a continuación) tras los dos puntos. Párrafos cortos (en torno a treinta palabras), palabras sencillas y máxima corrección ortográfica y gramatical. Piensa primero lo que quieres decir, y dilo. Un solo mensaje y nada de creatividad literaria. A lo concreto.
Tendremos en cuenta el tipo, el tamaño y el color de la fuente. Una Arial o una Times New Roman del cuerpo 12 y color negro darán una aspecto formal a nuestro escrito. Una Comic Sans o una Papyrus serán divertidas o exóticas, pero poco serias para nuestro trabajo. Sí, a las negritas para resaltar texto; también a las cursivas, para indicar una cita o un extranjerismo. ¡No a escribir en mayúsculas! Equivale a gritar. Bien estará que adjuntemos un archivo (un PDF o una hoja de cálculo, por ejemplo); cuidado con el peso de las fotos.
Deberemos evitar la fórmula Adjunto remito; mejor: Le envío en un archivo adjunto el informe…
● La despedida
El saludo final es de cortesía debida. Un saludo o Un cordial saludo es adecuado. Los Abrazos y Besos quedan reservados para los correos personales. De nuevo aquí podemos ser traicionados por el espejismo de la comunicación oral: proximidad física con nuestro interlocutor. No hay tal.
Llevará nombre y apellidos, y en línea aparte, justo debajo, el cargo sin el artículo: Jefa del Área de Formación (y no La jefa del Área de Formación). Podremos añadir, siempre en línea aparte, dirección postal, teléfono, fax y web institucional. El correo electrónico no es necesario: aparece por defecto en el encabezamiento.
● Descargos de responsabilidad
Generalmente reservados a los correos masivos. Son del tipo: La presente comunicación tiene carácter confidencial y es para uso exclusivo del destinatario indicado, etcétera. Suele llevar su correspondiente versión en inglés y en otras lenguas. Deberá estar redactado en sus justos términos y sin abusar (los hay que dan las versiones en cuatro o cinco lenguas; son los mismos que ponen lo de imprimir solo en caso necesario y el logo de Salvemos la naturaleza).
● Por último y muy importante
Contestar siempre y mejor en las primeras veinticuatro horas. Lo que no implica precipitación en la respuesta. Se trata de confirmar la recepción. Si estamos hasta arriba o andamos con prisas, hay fórmulas amables del tipo: Me pongo inmediatamente con ello o Me hago cargo y tendré pronto una respuesta. Y siempre, siempre, repasar lo escrito antes de enviarlo.
Estimado Sr. Badía,
Para deshacer el envió de un correo, usted tiene que ir a la opción configuración que aparece en su correo, luego, en la primera pestaña que se abre (general), ir a la cuarta opción inferior que dice «Deshaz el envío», ahí hay una casilla que usted tiene que habilitar y también debe seleccionar el tiempo máximo para poder deshacer un envío. (Tiene hasta 30 segundos para deshacer un correo después de dar en enviar )
Gracias por los consejos.
Buenos días profesor, quisiera saber si le parece correcto decir:
Su apoyo con lo solicitado en correo lineas abajo
Hola, Maruxscia:
No entiendo bien lo que quieres decir, aunque lo intuyo. Faltan palabras en el texto que propones. ¿Quizá algo así como Solicito su apoyo para lo que le hemos solicitado (o pedido) en nuestro correo líneas abajo…?
Espero haberte servido de ayuda.
Un saludo.
Estimado Prof. Javier Badía:
Trabajo para una institución con oficinas a nivel nacional y me ha tocado dirigirme a personas que no conozco y no sé que profesión tienen, ¿Cómo debo de saludarlos o dirigirme a ellos sin que el mensaje sea interpretado como irrespetuoso si el destino es de una jerarquía superior a la mía?.
Agradezco su respuesta.
Un cordial saludo.
Williams Terrel.
Estimado señor o Estimada señora, son fórmulas correctas para dirigirse a alguien mediante el correo electrónico. Si conoces el nombre y lo puedes personalizar, mejor: Estimado señor Terrel [por el apellido] sería lo adecuado. Estimado Pedro o Estimada Carmen presuponen un cierto nivel de confianza o un nivel de jerarquía horizontal o inferior.
Gracias por la pregunta y un saludo.
Gracias por ayudarnos. Realmente es de mucha ayuda.
Las copias CC y CCo….cual es el uso correcto?
Hola, Aracelis:
Gracias por tu pregunta. La expresión Cc, que sigue al botón Para significa Añadir destinatarios en copia. La expresión Cco significa Añadir destinatarios en copia oculta. Salvo que te dirijas a amigos o familiares (con un grado de confianza alto), las copias de tus correos deberán ir siempre en el campo Cco (con copia oculta). Las direcciones de correo electrónico (las profesionales sobre todo) que incluyen tu nombre son datos de carácter personal y están protegidos por las leyes de privacidad. Tienes más información en mi artículo Correos masivos, según y cómo.
Estimado Prof. Javier Badía:
Quiero consultarle acerca de una fórmula actual y correcta para solicitar la recepción de un correo electrónico, ya sea que, la misma se le envíe a un superior como así también a quienes tengamos a cargo.
Un cordial saludo.
Lic. Laura Donato.
Hola, Laura:
Supongo que te refieres a esa opción que ofrece algún sistema de correo electrónico, como Outlook, el de acuse de recibo. Se trata de una opción que solo deberíamos usar en casos muy concretos. Desde luego, nunca en los envíos de correos a un jefe o superior en el trabajo, pues solo vamos a provocar su irritación. En cuanto a quienes dependan jerárquicamente de nosotros, es dudosa su utilidad. El sistema da la opción al receptor de marcar o no marcar la casilla de recibido. Para que fuera efectivo el acuse de recibo deberíamos obligar a los receptores a marcar la casilla correspondiente cuando les llegara nuestro correo. Pero no tenemos manera de obligarles, ¿no? Y, por otra parte, si queremos establecer un nivel alto de confianza y cooperación con nuestro equipo, ¿por qué habríamos de obligarles a confirmar la recepción de nuestro correo? Además, que lo reciban no significa que lo lean. Y termino. Si es el caso de que no nos fiamos de alguien en concreto y lo que hemos enviado es una instrucción de lo que tiene que hacer y esa persona podría negar que ha recibido ese correo, lo mejor, pienso, será una llamada de teléfono a tiempo.
Un saludo cordial y ¡gracias por tu confianza!
¡Clarísimo Profesor!
Muchísimas gracias a Ud. por su excelente y pronta respuesta.
Un cordial saludo desde Argentina.
Lic. Psic. Laura Donato.
Unas lecciones muy claras, útiles y necesarias, por mucho que, de tan obvio, no pensemos en ello. Todavía no me he encontrado con ninguna oferta formativa sobre este tipo de comunicación, tan utilizada en ámbitos profesionales y personales (yo la utilizo muchísimo en ambos). Un millón de gracias por tus consejos.
Hola, Javier:
Habilitar la opción Deshacer el envío en Gmail es muy fácil. Solo tienes que ir a Configuración, el icono situado arriba a la derecha, que es como un piñón de bici, y ahí clicar en Configuración de nuevo. La página se te abrirá automáticamente en General; bien, pues en séptimo lugar tienes «Deshacer el envío«. Activas la pestaña y eliges el Período de cancelación del envío: 5, 10, 20 o 30 segundos.
A mí me ha servido de ayuda en varias ocasiones. Si me equivoco en correos de amigos, que sé que me conocen bien y me van a disculpar, no pasa nada, pero en correos de trabajo no soporto cometer errores.
Más saludos.
Una información muy útil que te agradezco especialmente 🙂
Estimado Profesor Badía: Ha resultado muy gratificante leer este «mini-tratado» acerca de los correos electrónicos. Gracias mil. Fco Glez.
En el saludo del encabezamiento, cuando no sabemos a quién va dirigido el correo, tengo entendido que lo correcto es «Muy señores míos:». ¿Es así, profesor Badía?
Muchas gracias.
Lo de «Muy señores míos«, querida Manuela, es una fórmula en desuso, ¿no? A mí me parece que sí, y yo, desde luego, no la usaría. Lo mejor, siempre que se pueda, claro, es que nuestro destinatario sea una persona concreta. Si el envío es a un correo institucional, de la organización, y como no podemos saber si quien lo abre es hombre o mujer, yo suprimiría el saludo formal. Por ejemplo, si me dirijo al departamento de suscripciones de una revista, directamente escribiría: Les ruego que me confirmen mi suscripción a su revista tal y tal. Y despues, eso sí, la fórmula de despedida con «Un saludo«. 🙂
Pues eso pensaba yo, Javier, que estaba en desuso. Tampoco la utilizo.
Hace poco un amigo empresario me mostró varias cartas de presentación que le habían enviado en las que lo usaban. Me sorprendió; por eso te pregunté.
Para evitar errores debido a la inmediatez del envío, una buena idea es habilitar la opción «Deshacer el envío». Así, puede deshacerse en un período de 5, 10, 20 o 30 segundos. Aunque lo mejor es repasar, claro, y para los correos importantes siempre dejar «reposar» unas horas (si es posible) antes de enviarlo.
Saludos desde el campo.
¡Desde el campo! Envidia me das. Lo de «deshacer el envío» me parece muy buena idea, pero no sé encontrarlo en gmail =-O. Y en lo demás, de acuerdo: repasar y reposar 🙂 ¡Gracias!
Totalmente de acuerdo. Gracias por recordarnos lo que tendemos a olvidar debido a las prisas diarias o al contagio producido por tantos malos correos recibidos.
¡Muchas gracias a ti!, Pilar. Por seguirme y ¡por leerme! 🙂