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Hasta la segunda mitad de la década de los ochenta del siglo XX los documentos administrativos se redactaban con máquinas de escribir. Por supuesto, cualquier tipo de documento que no estuviera escrito a mano. Hasta ese momento (y esto no ha cambiado) importaba lo que se decía (qué tipo de documento: notificación, recurso, diligencia, solicitud, certificado, etcétera) y cómo se decía (si estaba bien escrito y se entendía). La herramienta para plasmar ese lenguaje escrito ofrecía unos recursos muy limitados: mayúsculas, minúsculas, subrayados, algunas grafías auxiliares (comillas inglesas, signos de interrogación o admiración, paréntesis, etcétera). El movimiento del carro nos permitía que el espaciado entre líneas fuera sencillo, doble y ¡hasta triple! Y poco más. La letra siempre era la misma y del mismo tamaño. Por tanto, si querías destacar algo solo disponías de mayúsculas y subrayados.

Pero eso ha cambiado radicalmente. Ya no hay máquinas de escribir en oficinas y despachos. En su lugar, teclados y pantallas que han abierto el abanico de posibilidades en la escritura mecánica. Lo han abierto tanto, que el arte que antes solo manejaban los tipógrafos en las imprentas, ahora está al alcance de cualquiera con un procesador de textos en su ordenador. Es decir, todos los que nos sentamos a escribir tenemos que relacionarnos con negritas, cursivas, versalitas, cuerpo o tamaño de la letra, fuentes o familias de letras, justificación de textos, diseño gráfico… Pero nadie nos ha enseñado a utilizar estos recursos que hace no muchos años estaban fuera de nuestro alcance. Y eso, por ejemplo, les ocurre a aquellas personas que trabajan en la Administración. Todavía, y con demasiada frecuencia, nos encontramos con documentos que recogen párrafos o nombres propios escritos todo en mayúsculas, donde las citas van entre comillas, el primer renglón del párrafo va sangrado… Es decir, que solo se han empleado recursos de la antigua máquina de escribir.

¿Entonces? Entonces estoy hablando de ortotipografía. Es decir, la ciencia que estudia la combinación de la ortografía y la tipografía. Algo que no se enseña, pero que resulta imprescindible, pues contribuye a la eficacia de la comunicación escrita. Y esto tiene que ver, a su vez, con la legibilidad. Otro concepto importante para esa comunicación eficaz. Cuándo y cómo usar las negritas y las cursivas. El uso de las mayúsculas. Textos recorridos o justificados. El espaciado entre líneas. Diferencias entre rayas y guiones. Por qué usar distintos tamaños de letras y distintas fuentes. La distribución de los blancos en el folio (diseño gráfico). En la mayoría de los casos la solución estará en la Ortografía de la lengua española (2010). Pero en muchos otros casos, sin embargo, será necesario recurrir al libro de estilo de nuestra organización o de nuestra institución. Un libro de estilo propio no solo nos va a actualizar las reglas para el buen uso del español, sino que nos va a mostrar el diseño de este o aquel documento para que haya una coherencia, y hasta una identidad visual, y con especial atención a la legibilidad para garantizar la eficacia comunicativa.