La incorporación al correo electrónico de la firma automática o bloque de firma es muy recomendable. Aparece por defecto al enviar o responder un mensaje, siempre y cuando lo hayas definido antes en Opciones de correo electrónico. Debe ser concisa, a ser posible no más de cinco líneas. Deberá contener nombre y apellido/-s de la persona, denominación del cargo (en femenino, si es mujer), lugar de su puesto de trabajo y, opcionalmente, teléfono. Y desde luego no hay que poner el correo electrónico propio, puesto que aparece por defecto en la cabecera. En las normas de estilo para el correo electrónico de RedIRIS se propone que la primera línea sean dos guiones (– –). Muchos servidores automáticos interpretan esos dos caracteres como el comienzo de la firma.

Un ejemplo de firma automática sería:

— —

Juana Pellicer

Jefa de Sección

Dirección General de Catástrofes

Ministerio de Terremotos y Huracanes

+34 912345678

Sobran los llamados descargos de responsabilidad del tipo la información contenida en este mensaje es confidencial…, puesto que solo es admisible para envíos masivos y que tiene el propósito de que no se confunda, en esos casos, con correo basura.

Los descargos de responsabilidad sobran en el correo persona a persona.