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Buenos ejemplos de usos y normas en la comunicación escrita
La Universidad de Cádiz se incorpora a las instituciones que cuentan con un manual para uso de sus investigadores y empleados públicos (Ilustración de Bayuela con ClipETC)
La Universidad de Cádiz tiene la suerte de contar desde hace poco tiempo con un libro de estilo. Y digo suerte, subrayado y con toda la intención, porque en la universidad en la que trabajo y donde imparto cursos de lenguaje administrativo un manual de estas características se echa mucho en falta. El que aquí comento tiene formato de libro de bolsillo y un destinatario diverso, como ya indica su título: “Usos y normas de la comunicación escrita”. Muy bueno y muy práctico para los investigadores que tienen que comunicar ciencia, pero también muy bueno y muy práctico para los empleados públicos de la institución. Y al respecto, un apartado muy recomendable: “Errores frecuentes en textos administrativos y científicos” (pp. 181-203), que tiene la virtud de que se puede leer de manera independiente o ampliándolo con otros capítulos del índice que tratan cuestiones más generales en el orden ortográfico, gramatical, léxico o presentación formal de documentos científicos. Y todo bien regado de referencias bibliográficas, en modo que a mí me parece otro acierto de esta obra, pues aparecen al final de cada capítulo y su uso es más directo.
Traigo aquí algunos ejemplos de errores frecuentes en el apartado de lenguaje administrativo:
Nominalización (uso del sustantivo derivado del verbo):
*Giraron visita de inspección al establecimiento.
Inspeccionaron el establecimiento.*Se procederá a dictar resolución de revocación.
Se procederá a revocar.Omisión incorrecta del nombre:
*Firma la presente.
Firma la presente resolución.Omisión incorrecta del determinante:
*Tiene entrada en esta Dirección escrito de referencia.
Tiene entrada en esta Dirección el escrito de referencia.Uso indebido del participio de presente, por arcaico:
*Firmado (o Fdo.)
Firma del declaranteGiros negativos, que aportan monotonía y complejidad al texto:
*Podrá no considerar incumplimiento.
Podrá considerar cumplimiento.Frases innecesarias para la comprensión del texto (frases expletivas):
*La Dirección General de Aduanas, dentro de su competencia, adoptará las medidas que considere oportunas…*A los convenios colectivos podrán adherirse, pura y simplemente, por la totalidad de sus estipulaciones, tanto una empresa…
Son solo unos pocos ejemplos de lo que el lector se encontrará. En definitiva, y como digo, una obra muy recomendable para el ámbito académico y administrativo. Sencilla y accesible.
Adenda
Me ha resultado curiosa la adscripción de los textos periodísticos a los lenguajes de especialidad (pp. 181 y 193). No hay tal. Me parece que es un error de óptica. Hay géneros periodísticos, que es otra cosa: reportaje, entrevista, crónica, noticia, etcétera. Los textos periodísticos pueden estar impregnados (o contaminados) del lenguaje de los políticos, pero eso no los convierte en un lenguaje de especialidad, que, de habitual, se suele distinguir por un léxico propio, por ejemplo. El lenguaje periodístico consiste, básicamente, en contar lo que pasa de la manera más clara posible al mayor número de personas. Y el lenguaje especializado, con su terminología propia, pertenece a comunidades restringidas.
Fórmulas corteses no son fórmulas cortesanas
Cortesía, sí; cortesano, no. El ciudadano quiere respeto y corrección (ilustración: Bayuela; archivo: ClipArt ETC).
Me entregaron el sobre en mano y firmé el recibí. Era una carta del Rectorado en la que se leía al final: “Se le agradecen los servicios prestados”. Una fórmula de cortesía de la Administración para comunicarte que has cesado en tu puesto de confianza. En mi caso terminaba mi etapa como jefe del Gabinete de Prensa de la UCM: “Demasiado frío“, pensé, ante lo estereotipado de la frase.
Pero así era. Solo que a mí me faltaba costumbre; entre otras cosas, porque no estaba lejano el día en que había llegado de la empresa privada, donde estos usos no se llevan.
El caso es que las fórmulas de cortesía en la Administración son, y deben ser, expresión de urbanidad y corrección. Muchas veces los ciudadanos tienen –tenemos– la sensación de que se nos recuerda con demasiada crudeza las sanciones en que podemos incurrir si no hacemos tal o cual cosa en un plazo determinado. Pero la firmeza no está reñida con la corrección y el ciudadano se merece siempre un trato amable. Aunque sea para recordarle sus obligaciones.
Algunas expresiones de suavidad son: “…es necesario interrumpir el periodo hábil de caza…”; “…es preciso, para prevenir posibles daños…”; “…resulta conveniente aplicar la regulación…”; “…por lo que se hace aconsejable la intervención…”.
En algunos casos se trata de mandatos encubiertos: “…por la presente se le invita a usted para que, en el plazo improrrogable…”; “…si atendiendo la invitación ingresase las cuotas dentro del plazo señalado…”.
Luego está la tendencia administrativa al eufemismo, para vestir con palabras amables noticias poco agradables: “…le rozó levemente con el espejo retrovisor derecho, lo que provocó un intercambio de palabras entre ambos”; “…no someterse a las pruebas reglamentariamente establecidas para comprobación del grado de intoxicación por alcohol…”; “…el recurrente fue […] invitado reiteradamente a efectuar la prueba de impregnación alcohólica en la sangre”.
Por suerte para el ciudadano, la situación inversa −es decir, cuando es él quien se dirige a la Administración−, ha de estar desprovista de cualquier connotación reverencial. Así, y para los documentos administrativos ciudadanos, se han suprimido los tratamientos honoríficos como Vuestra Ilustrísima (V.I.), Vuestra Excelencia (V.E.), Excelentísimo (Excmo.) o Ilustrísimo (Ilmo.), que se deben sustituir por señor o señora. Del mismo modo están desterradas expresiones que conlleven una posición de inferioridad como “…tiene el honor de exponer…” o “…respetuosamente suplica…”.
Claro que siempre hay maneras de entender las cosas. Cuenta el académico Gregorio Salvador que cuando él era director de Departamento en su Facultad le llegó una instancia donde “tras mucho Ilmo. Sr. y mucho Expone y mucho Suplica, concluía de este sorprendente modo: «Muchos besos de Estrella»”.
Y en todo caso, más disculpa tendrá para Estrella que para el funcionario que escribió (en forma amable, pero torpe) el siguiente texto:
Examinada su solicitud de Subsidio [sic] de desempleo de fecha… y Resultando que según certificación que Vd. ha presentado puede jubilarse en estos momentos, ya que tiene cotizaciones anteriores a 1-1-67 y por tanto no tiene derecho a subsidio para mayores de 55 años, es decir, que Vd. puede jubilarse en estos momentos.
Tal cual. O sea, subsidio, no; jubilación, sí. Fácil, ¿no?
Frases largas, estilo farragoso: párrafos administrativos incomprensibles
Los párrafos breves y concisos son más fáciles de leer. (Imagen tomada de http://www.plainlanguageaustralia.com/).
Lo normal a la hora de ponernos a escribir viene siendo lo que nos explicaron ya de pequeños en el colegio o en la escuela: sujeto, verbo y predicado (Juan come poco). Es la forma más clara de decir algo. Si a ese mensaje le voy añadiendo información (Juan, cuando va al colegio, come poco), empiezo a distanciar la acción que expresa el verbo (comer) del sujeto (Juan). En realidad puedo precisar más (Juan, cuando va al colegio, y está resfriado, come poco) y más (Juan, cuando va al colegio los lunes por la mañana y está resfriado, come poco) y más (Juan, cuando va al colegio, acompañado de su madre los lunes por la mañana y está resfriado, come poco) y más (Juan, cuando va en coche al colegio acompañado de su madre, los lunes por la mañana, y está resfriado, come poco). A estas alturas, lo mismo nos tenemos que preguntar quién come poco.
En el lenguaje administrativo podríamos encontrarnos con esta frase: “El titular podrá ejercer el derecho de oposición”. Pero es más probable que nos encontremos con esta: “El titular, debidamente acreditado, podrá ejercer el derecho de oposición”. Más probable todavía sería esta: “Solo el titular, debidamente acreditado, podrá ejercer el derecho de oposición”. Hasta aquí tendríamos suerte, porque se entiende sin esfuerzo de nuestra parte lo que dice. Pero el lenguaje administrativo gusta de una precisión que suele acabar en laberinto:
El ejercicio del derecho de oposición es personalísimo, lo que significa que el titular de los datos personalmente deberá dirigirse a dicha entidad [se refiere a la página de internet donde aparecen sus datos] (salvo en el caso de menores de edad o incapacitados o salvo poder expreso y por escrito del titular de los datos y fotocopia de los dos DNI) utilizando cualquier medio que permita acreditar el envío y la recogida de su solicitud, para el ejercicio de sus derechos, acompañando copia de su D.N.I. Puede sustituirse la presentación del documento de identidad por el uso de la firma electrónica identificativa.
Doy fe de que la frase está reproducida con respeto absoluto a la puntuación y a los subrayados. Aparece en una carta que firma (aunque no la haya escrito) el jefe de Área de Atención al ciudadano de la Agencia Española de Protección de Datos, en diciembre de 2011.
Los incisos alargan la frase y difuminan el mensaje. Podemos observar algunos vicios característicos del lenguaje administrativo.
- Frases largas, cargadas de incisos. Aquí, 76 palabras en la primera oración. Lo ideal es que hubiera un máximo de 30 palabras.
- Curioso superlativo: personalísimo.
- Ruptura sintáctica (anacoluto): El titular de los datos personalmente deberá dirigirse… (¿es el titular personalmente de los datos?, o ¿deberá dirigirse personalmente?, o ¿sobra personalmente?: El titular de los datos deberá dirigirse…). También: Utilizando cualquier medio que permita acreditar el envío y la recogida de su solicitud… (¿acreditar el envío?, o ¿que le permita acreditarse con su DNI?
- Doble sentido de las palabras (anfibología): …salvo poder…
- Dos gerundios en la misma frase que afean la expresión: utilizando, acompañando.
- Forma incorrecta de las siglas: D.N.I. (aparece bien escrito en el mismo párrafo: DNI).
- Redundancia innecesaria: firma electrónica identificativa (bastaba con firma electrónica).
- En la última frase sobra “el uso de”: Puede sustituirse […] por la firma electrónica.
La redacción original, bien podía haber sido ésta (sin subrayados y con negritas):
El titular de datos personales publicados en internet puede reclamar en derecho que se retiren. Deberá identificarse mediante el DNI o la firma electrónica. Si se trata de menores de edad o personas con discapacidad o que tienen que delegar en otra persona, quien los represente deberá adjuntar copia de los dos DNI.
En resumen:
- Frases de no más de 30 palabras.
- Una sola idea por oración.
- Información ordenada: lo más importante, al principio.
- La información adicional mejor si va en otras frases y no en oraciones subordinadas.
- Repaso de lo escrito para evitar repeticiones y redundancias.
- Puntuación correcta.
El ciudadano no tiene por qué verse obligado a descifrar los mensajes de la Administración. Los textos ganan en claridad cuando seleccionamos la información útil.
Cuando el lenguaje enigmático se apodera de los textos administrativos
Si el funcionario escribe para el funcionario, el ciudadano no se entera. Ilustración: Bayuela.
Ese carácter esotérico, críptico, más propio de una especie de sociedad secreta, que adquiere a veces el lenguaje administrativo se manifiesta especialmente en fórmulas y muletillas. Los funcionarios escriben para los funcionarios. Y el ciudadano, verdadero y último destinatario de los mensajes de la Administración, se convierte en un ente ajeno. Esto viene de lejos, de cuando la actitud administrativa era graciable, porque había súbditos y no ciudadanos. Las fórmulas de entonces son hoy expresiones fosilizadas, arcaísmos administrativos. Y el caso es que ahí están. Vivitas y coleando.
Consulto al oráculo Google la frase “para su conocimiento y demás efectos” y me lanza de primeras un oficio del año 2006 de la Junta de Andalucía que comienza así: “Para su conocimiento y efectos oportunos”, un ejemplo muy extendido de arcaísmo administrativo. Vale lo de “para su conocimiento”, aunque innecesario, porque va de suyo; pero es que lo de “efectos oportunos” o “demás efectos” tiene algo de enigmático, incluso de inquietante. Se trata de una fórmula-cliché, que se coloca sí o sí para marcar territorio, que sobra.
Lo de “efectos oportunos” tiene algo de enigmático, de inquietante…
Y en este modelo de plantillas amoldables a todas las circunstancias, el Manual de estilo del lenguaje administrativo (MELA 1997: 142) nos trae algunos ejemplos:
-Y para que así conste y a petición del interesado…
-De conformidad con lo establecido en el presente Reglamento…
-Es por lo que… se le notifica…
-Contra esta resolución cabe interponer recurso de…
-Vistos los preceptos legales de general y pertinente aplicación al caso y en particular…
-Se le tendrá por notificado a todos los efectos legales.
-Lo que se hace público para general conocimiento.
Clichés y muletillas se amontonan y ensartan unas con otras:
…el presente escrito surtirá efectos de… en el supuesto de que… participándole el derecho que le asiste en este caso, de conformidad con… de alegar por escrito, con aportación o proposición de las pruebas que considere… dentro del plazo.
La cuestión que aquí se plantea con el uso de muletillas y arcaísmos es que nadie hoy habla –ni escribe– así. Es decir, que con independencia de que el lenguaje administrativo sea –que lo es– un lenguaje especializado, con un léxico propio, el ciudadano no entiende lo que se le dice porque se le habla de manera extraña. Otro ejemplo de reliquia de la lengua de tiempos pasados lo tenemos en el futuro del subjuntivo. Aquí hay además de error, horror, una perla de las buenas:
Si la reposición de la infracción llevase aparejada una actuación del infractor, y éste no la realizare en el tiempo convenido, el Ayuntamiento […] podrá realizar dicha actuación […]. Esta actuación se podrá producir especialmente cuando se abandonare en la vía pública basuras, escombros, vehículos abandonados o cualquier otro objeto que ensuciare o entorpeciese la libre circulación.
(Ordenanza municipal).
En vez de realizare, mejor realizara o realizase (imperfecto de subjuntivo); en vez de abandonare, mejor abandone (presente de subjuntivo); en vez de ensuciare, mejor ensucie (presente de subjuntivo), y en vez de entorpeciese, entorpezca (presente de subjuntivo).
En el boletín oficial de una importante universidad de Madrid (16 de marzo de 2009), se nos explica mediante una interesante fórmula algorítmica la manera de distribuir sesenta plazas de catedrático en los departamentos que correspondan a los profesores acreditados, “según el orden decreciente del número N obtenido aplicando la fórmula:
N=R * {R/P} + 0,25 * Q
Donde: R es el número de sexenios reconocidos; P es el número de sexenios posibles y Q es el número de quinquenios reconocidos.
[…]
En todo caso, el valor máximo de {R/P} será la unidad.
Acepto soluciones. Gracias.
Hemorragia legislativa: la repetición como norma
Son veinte boletines oficiales con más de un millón de páginas impresas en 2012. Ilustración: Bayuela.
En España hay diecinueve boletines oficiales (17 comunidades autónomas, además de Ceuta y Melilla), que suman veinte con el Boletín Oficial del Estado (BOE). Como lo que regulan esos diarios oficiales son las materias legislativas transferidas, nos salen como mínimo, y por ejemplo, 17 leyes de caza y pesca. Aunque lo mismo podría decir de la sanidad, o del turismo, o de la educación (artículo 148 de la Constitución Española). Un auténtico galimatías con sus correspondientes desarrollos normativos.
Traigo esto a cuento porque he leído en estos días que en España hay en vigor unas cien mil leyes (67 000 de carácter autonómico). Y es que la Confederación Española de Organizaciones Empresariales (CEOE) ha reclamado al Gobierno que restaure la unidad de mercado. La proliferación de normas jurídicas solo encarece los procesos de fabricación, lo que añade más problemas a los empresarios. Se supone que la inseguridad jurídica es propia de países en desarrollo. Nosotros somos un país civilizado donde la seguridad jurídica tiene ¿diecisiete?, ¿diecinueve? versiones. Estima la CEOE que para 2012 se habrán imprimido en la veintena de diarios oficiales alrededor de ¡un millón doscientas mil páginas! Y yo digo: ¿quién escribe todo eso?
El académico Gregorio Salvador, en su artículo “Observaciones sobre el lenguaje de la Administración pública” (EPOS: 1990), denuncia que “la repetición como norma, el plagio como método” constituyen el fundamento del discurso administrativo. Normal. Si tomo como ejemplo la Ley orgánica para la Igualdad efectiva de mujeres y hombres, me voy a encontrar con una Ley de Igualdad del País Vasco, de Andalucía, del Principado de Asturias, etcétera. Entonces se impone el copia-pega, con matices: el lenguaje administrativo no admite la creatividad, pero como hay tantas leyes que vienen a decir lo mismo, algo de creatividad se cuela. Y luego, que se copia mal.
Gregorio Salvador lo explica así:
Y lo peor es cuando se varía algo, porque entonces surgen las contradicciones dentro del mismo texto, que ordena, a lo mejor, en su artículo once lo contrario de lo establecido por el artículo siete. Y, en lo que a nosotros nos afecta, lo malo es cuando se quiere enmascarar el plagio con variaciones de redacción que, intercaladas aquí y allá, suelen hacer el texto absolutamente ininteligible.
A veces aparecen cosas publicadas con errores o inapropiadas en el tiempo, que se reproducen de unos boletines a otros. Muy comentado fue el caso de las oposiciones para bombero que excluían a los candidatos que tuvieran un “amaneramiento marcado”. La convocatoria se publicó en el Boletín Oficial de Castilla y León (BOCYL). Alguien lo denunció y resultó que así se venía publicando desde hacía por lo menos ¡diecisiete años! y en multitud de boletines de comunidades autónomas y ayuntamientos. Vicios de la Administración.
