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Los correos electrónicos se escriben rápido y se envían más rápido todavía

¡Demasiado tarde! Ya le hemos dado al botón de Enviar. (Ilustración Bayuela).

¿Cuántos correos electrónicos mandamos todos los días desde nuestro trabajo? ¿Cuántas veces nos hemos arrepentido de hacer clic con el ratón en el botón de Enviar?

El correo electrónico pertenece al género de lo que se conoce como escritura oralizada, es decir, que tiene elementos de la comunicación oral (inmediatez e interacción simultánea) y de la comunicación escrita (código propio y permanencia). ¿Problema? Que esa inmediatez que nuestro cerebro procesa como comunicación oral nos lleve hacia la ambigüedad y al lenguaje coloquial. Nos desorientamos, cuando en realidad estamos en el lenguaje escrito, que exige precisión y un registro formal. Ojo: lo escrito permanece y nos puede traicionar.

A la hora de ponernos a redactar, bueno será que tengamos en cuenta algunas reglas:

El encabezamiento

En el campo Para procura poner el nombre de una sola persona. La dirección de correo electrónico es un dato de carácter personal. Su uso a la vista de todos en listas de correos está castigado por la Ley de Protección de Datos. Si es el caso, las direcciones de los correos deberán ir con copia oculta (Cco).

Atención al botón de Reenviar: a quién y qué reenviamos.

Es un error dejar vacío el campo Asunto. Hay que titular breve, pero significativo del contenido: Reunión, no; Reunión de la Junta Directiva, sí. Deberemos cambiar el contenido del Asunto si los correos se responden y responden: Re: Re: Re: Re: tal cosa, ¡no!

En el encabezamiento aparece por defecto nuestro nombre (el que hayamos configurado), nuestro correo electrónico y la fecha con la hora.

El saludo

Será neutro. Estimado/-a, más el nombre correspondiente es correcto. Querido/-a no es apropiado en un uso profesional. Y tampoco son adecuados saludos del tipo Buenos días (no sabemos cuándo lo abrirá el receptor) o el consabido ¡Hola! Irá seguido siempre de dos puntos (y no coma): Estimado señor González:. Si nos dirigimos a un colectivo –y a pesar de ello– el saludo también irá en singular, ¡la lectura siempre es individual!: Estimado alumno, estimada alumna.

El cuerpo del mensaje

Siempre arrancará en línea aparte (y no a continuación) tras los dos puntos. Párrafos cortos (en torno a treinta palabras), palabras sencillas y máxima corrección ortográfica y gramatical. Piensa primero lo que quieres decir, y dilo. Un solo mensaje y nada de creatividad literaria. A lo concreto.

Tendremos en cuenta el tipo, el tamaño y el color de la fuente. Una Arial o una Times New Roman del cuerpo 12 y color negro darán una aspecto formal a nuestro escrito. Una Comic Sans o una Papyrus serán divertidas o exóticas, pero poco serias para nuestro trabajo. Sí, a las negritas para resaltar texto; también a las cursivas, para indicar una cita o un extranjerismo. ¡No a escribir en mayúsculas! Equivale a gritar. Bien estará que adjuntemos un archivo (un PDF o una hoja de cálculo, por ejemplo); cuidado con el peso de las fotos.

Deberemos evitar la fórmula Adjunto remito; mejor: Le envío en un archivo adjunto el informe…

La despedida

El saludo final es de cortesía debida. Un saludo o Un cordial saludo es adecuado. Los Abrazos y Besos quedan reservados para los correos personales. De nuevo aquí podemos ser traicionados por el espejismo de la comunicación oral: proximidad física con nuestro interlocutor. No hay tal.

Bloque de firma

Llevará nombre y apellidos, y en línea aparte, justo debajo, el cargo sin el artículo: Jefa del Área de Formación (y no La jefa del Área de Formación). Podremos añadir, siempre en línea aparte, dirección postal, teléfono, fax y web institucional. El correo electrónico no es necesario: aparece por defecto en el encabezamiento.

Descargos de responsabilidad

Generalmente reservados a los correos masivos. Son del tipo: La presente comunicación tiene carácter confidencial y es para uso exclusivo del destinatario indicado, etcétera. Suele llevar su correspondiente versión en inglés y en otras lenguas. Deberá estar redactado en sus justos términos y sin abusar (los hay que dan las versiones en cuatro o cinco lenguas; son los mismos que ponen lo de imprimir solo en caso necesario y el logo de Salvemos la naturaleza).

Por último y muy importante

Contestar siempre y mejor en las primeras veinticuatro horas. Lo que no implica precipitación en la respuesta. Se trata de confirmar la recepción. Si estamos hasta arriba o andamos con prisas, hay fórmulas amables del tipo: Me pongo inmediatamente con ello o Me hago cargo y tendré pronto una respuesta. Y siempre, siempre, repasar lo escrito antes de enviarlo.

Correos masivos, según y cómo

Ante el ordenador

La dirección de correo electrónico es un dato de carácter personal, por lo que está sujeto a la Ley de Protección de Datos (LOPD). (Ilustración OpenClipArt).

Atención: el envío masivo de correos electrónicos puede conllevar una multa de entre 40 000 y 300 000 euros. ¿Cómo podemos evitar la sanción económica? Si escribimos las direcciones de correo en el campo Copia de carbón oculta (Cco). El correo electrónico se considera dato de carácter personal desde 1999, por lo que la revelación de las direcciones de correo vulneraría el deber de secreto profesional a que nos obliga la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal (BOE del 14 de diciembre), en su artículo 10. Hasta mediados de marzo —hace apenas un mes— la multa por este motivo podía ser de entre 600 y 60 000 euros. Pero eso ha cambiado con la modificación introducida por la Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía sostenible (BOE del 5 de marzo), en su Disposición final quincuagésima sexta, que considera infracción grave la vulneración del secreto en el tratamiento de los datos de carácter personal. En la LOPD (Ley de Protección de datos) se consideraba infracción leve (art. 44.2.e). Si se tratase de la primera infracción se puede resolver mediante apercibimiento (nuevo apartado 6 al artículo 45).

No obstante lo dicho, hay que matizar que se excluyen de la aplicación de la ley las actividades personales o domésticas (solo hay sanción para un uso institucional, profesional o comercial del correo masivo): art. 2.2.a de la LOPD. No hay sanción económica, aunque sí otro tipo de medidas, si la infracción la lleva a cabo un organismo público (art. 46.1 de la LOPD).

Insisto: todo esto viene a cuento porque la dirección de correo electrónico es un dato de carácter personal. Es decir, cuando incluye nombre y apellidos (jose.garcia@) y la empresa y el país donde trabaja (@ucm.es). Si fuera del estilo elreydelabirra@campus.edu sería dudosa esa condición.

Por otra parte, conviene no olvidar a los efectos oportunos que si quien recibe el correo enviado Cco le da a Responder a todos, tanto su respuesta como su condición de oculto, quedará a la vista de todos. Y aquí cabe decir aquello de ¡suerte!

Dobletes y desdoblamientos

Escritora pensando

En una carta o en un correo electrónico nunca es aceptable la fórmula: Sr./Sra. D./Dña. Luis Fernández. Ilustración ClipArt ETC.

Cuando una carta, o una circular, o un aviso, o un comunicado, o un correo electrónico van dirigidos a un colectivo compuesto indistintamente de hombres y mujeres, ¿cómo hay que encabezarlo? La solución más adecuada sería la siguiente: Estimada compañera, estimado compañero…

Una fórmula poco recomendable sería: Estimado/-a compañero/-a... No hay problema para el uso de la barra, que puede indicar la existencia de dos o más opciones posibles, pero que tiene un uso más idóneo en impresos de preinscripción, matrículas, formularios, fichas, etcétera: Cuestionario para el/la alumno/-a.

Claramente inadecuada sería la fórmula: Estimado/-a compañero/-a, donde es necesaria la unificación, o por la palabra compañero, o por el morfema a, que, además, por ser de terminación debe ir precedido del guión corto; así: -a.

Por último, queda proscrito el uso de la arroba: Estimad@ compañer@

Y en todo caso, lo preferible siempre es la individualización. De manera que si me dirijo a un hombre, lo correcto es: Estimado compañero. Y si me dirijo a una mujer: Estimada compañera. En las etiquetas utilizadas para la correspondencia, cuando se individualiza la mención no es posible el desdoblamiento: Sr./Sra. D./D.ª Luis Fernández Corchado, decano/-a de…

Como observación final, los encabezamientos de textos dirigidos a colectivos siempre hay que escribirlos en singularestimadoestimada, y no estimados estimadas. La carta, o el comunicado, o el correo lo lee siempre una persona (lee para sí). Cosa bien distinta sería si tuviésemos que leer en voz alta ese mismo texto a un grupo de personas. Ahí, sí, en plural.

Correo electrónico: registro formal o informal

Mensaje e rec

El correo electrónico es comunicación escrita, por lo que está sujeto a las reglas de la expresión escrita.

El correo electrónico es peligroso. No me refiero a un daño físico, claro está. Pero tiene sus riesgos, y si no sabemos preverlos nos podemos meter en un buen charco.

Uno de los riesgos viene de nuestra prisa: ¡qué fácil es darle a Enviar!

—¡Maldita sea, no quería poner eso!

Otro riesgo viene de su carácter. El correo electrónico es comunicación escrita… ¿seguro? La comunicación escrita no se hace cara a cara. Bien. Pero en la comunicación escrita suele haber una gran distancia temporal entre los interlocutores. Aquí cambia la cosa. La inmediatez, característica de la comunicación oral, nos desconcierta y perdemos pie. En la comunicación oral podemos corregir sobre la marcha nuestras palabras. En la comunicación escrita eso es más complicado, porque no podemos borrar lo que ya hemos escrito y enviado. Y es que el riesgo, efectivamente, está en que el correo electrónico tiene las características de la comunicación escrita, pero también unas cuantas de la comunicación oral. Por ejemplo, tiende a la informalidad. Y a la ambigüedad.

En el registro formal, que es donde está el lenguaje administrativo, no son admisibles saludos del tipo ¡Hola, qué tal!, ni despedidas del tipo Besos. Es más. Estamos obligados al uso correcto de la puntuación y de la acentuación; a una expresión culta, con un vocabulario rico: a la precisión en el lenguaje. Correo electrónico no es sinónimo de informalidad.

Firmas automáticas o bloque de firma

La incorporación al correo electrónico de la firma automática o bloque de firma es muy recomendable. Aparece por defecto al enviar o responder un mensaje, siempre y cuando lo hayas definido antes en Opciones de correo electrónico. Debe ser concisa, a ser posible no más de cinco líneas. Deberá contener nombre y apellido/-s de la persona, denominación del cargo (en femenino, si es mujer), lugar de su puesto de trabajo y, opcionalmente, teléfono. Y desde luego no hay que poner el correo electrónico propio, puesto que aparece por defecto en la cabecera. En las normas de estilo para el correo electrónico de RedIRIS se propone que la primera línea sean dos guiones (– –). Muchos servidores automáticos interpretan esos dos caracteres como el comienzo de la firma.

Un ejemplo de firma automática sería:

— —
Juana Pellicer
Jefa de Sección
Dirección General de Catástrofes
Ministerio de Terremotos y Huracanes
+34 912345678
 

Sobran los llamados descargos de responsabilidad del tipo la información contenida en este mensaje es confidencial…, puesto que solo es admisible para envíos masivos y que tiene el propósito de que no se confunda, en esos casos, con correo basura.

Los descargos de responsabilidad sobran en el correo persona a persona.