Archivo de la categoría: Pistas para salir de dudas

Si no dudas de nada, seguro que te equivocas.

Frases largas, estilo farragoso: párrafos administrativos incomprensibles

Los párrafos breves son más fáciles de leer. (Tomado de Plain Language Australia: http://www.plainlanguageaustralia.com/).

Los párrafos breves y concisos son más fáciles de leer. (Ilustración tomada de Plain language Australia).

Lo normal a la hora de ponernos a escribir viene siendo lo que nos explicaron ya de pequeños en el colegio o en la escuela: sujeto, verbo y predicado (Juan come poco). Es la forma más clara de decir algo. Si a ese mensaje le voy añadiendo información (Juan, cuando va al colegio, come poco), empiezo a distanciar la acción que expresa el verbo (comer) del sujeto (Juan). En realidad puedo precisar más (Juan, cuando va al colegio, y está resfriado, come poco) y más (Juan, cuando va al colegio los lunes por la mañana y está resfriado, come poco) y más (Juan, cuando va al colegio, acompañado de su madre los lunes por la mañana y está resfriado, come poco) y más (Juan, cuando va en coche al colegio acompañado de su madre, los lunes por la mañana, y está resfriado, come poco). A estas alturas, lo mismo nos tenemos que preguntar quién come poco.

En el lenguaje administrativo podríamos encontrarnos con esta frase: “El titular podrá ejercer el derecho de oposición”. Pero es más probable que nos encontremos con esta: “El titular, debidamente acreditado, podrá ejercer el derecho de oposición”. Más probable todavía sería esta: “Solo el titular, debidamente acreditado, podrá ejercer el derecho de oposición”. Hasta aquí tendríamos suerte, porque se entiende sin esfuerzo de nuestra parte lo que dice. Pero el lenguaje administrativo gusta de una precisión que suele acabar en laberinto:

El ejercicio del derecho de oposición es personalísimo, lo que significa que el titular de los datos personalmente deberá dirigirse a dicha entidad [se refiere a la página de internet donde aparecen sus datos] (salvo en el caso de menores de edad o incapacitados o salvo poder expreso y por escrito del titular de los datos y fotocopia de los dos DNI) utilizando cualquier medio que permita acreditar el envío y la recogida de su solicitud, para el ejercicio de sus derechos, acompañando copia de su D.N.I. Puede sustituirse la presentación del documento de identidad por el uso de la firma electrónica identificativa.

Doy fe de que la frase está reproducida con respeto absoluto a la puntuación y a los subrayados. Aparece en una carta que firma (aunque no la haya escrito) el jefe de Área de Atención al ciudadano de la Agencia Española de Protección de Datos, en diciembre de 2011.

Los incisos alargan la frase y difuminan el mensaje. Podemos observar algunos vicios característicos del lenguaje administrativo.

  • Frases largas, cargadas de incisos. Aquí, 76 palabras en la primera oración. Lo ideal es que hubiera un máximo de 30 palabras.
  • Curioso superlativo: personalísimo.
  • Ruptura sintáctica (anacoluto): El titular de los datos personalmente deberá dirigirse… (¿es el titular personalmente de los datos?, o ¿deberá dirigirse personalmente?, o ¿sobra personalmente?: El titular de los datos deberá dirigirse…). También: Utilizando cualquier medio que permita acreditar el envío y la recogida de su solicitud… (¿acreditar el envío?, o ¿que le permita acreditarse con su DNI?
  • Doble sentido de las palabras (anfibología): …salvo poder
  • Dos gerundios en la misma frase que afean la expresión: utilizando, acompañando.
  • Forma incorrecta de las siglas: D.N.I. (aparece bien escrito en el mismo párrafo: DNI).
  • Redundancia innecesaria: firma electrónica identificativa (bastaba con firma electrónica).
  • En la última frase sobrael uso de”: Puede sustituirse […] por la firma electrónica.

La redacción original, bien podía haber sido ésta (sin subrayados y con negritas):

El titular de datos personales publicados en internet puede reclamar en derecho que se retiren. Deberá identificarse mediante el DNI o la firma electrónica. Si se trata de menores de edad o incapacitados o que tienen que delegar en otra persona, quien los represente deberá adjuntar copia de los dos DNI.

En resumen:

  • Frases de no más de 30 palabras.
  • Una sola idea por oración.
  • Información ordenada: lo más importante, al principio.
  • La información adicional mejor si va en otras frases y no en oraciones subordinadas.
  • Repaso de lo escrito para evitar repeticiones y redundancias.
  • Puntuación correcta.

El ciudadano no tiene por qué verse obligado a descifrar los mensajes de la Administración. Los textos ganan en claridad cuando seleccionamos la información útil.

Uso específico de las mayúsculas en títulos legislativos y forma de citarlos

Las minúsculas son preferibles a las mayúsculas. Se leen mejor.

Con carácter general, la tendencia es restringir al máximo el uso de las mayúsculas.

Se escriben con mayúscula inicial todos los elementos significativos del título de los textos o documentos de carácter legal o jurídico (leyes, decretos, órdenes, códigos, fueros…): Código Civil; Acta Única Europea; Ley 40/1998, de 9 de diciembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y otras Normas Tributarias; Real Decreto 125/1988; Ley para la Ordenación General del Sistema Educativo, etcétera. No obstante:

Cuando la descripción de la ley que constituye el título de esta es demasiado extensa, el uso de la mayúscula se limita al primer elemento: Ley 17/2005, de 19 de julio, por la que se regula el permiso y la licencia de conducción por puntos y se modifica el texto articulado de la ley sobre tráfico…

Ortografía de la lengua española 2010, p. 491

Por otra parte, en las Directrices de técnica normativa (Resolución de 28 de julio de 2005) se propone (Apéndices, a).3.º) que los títulos de las distintas disposiciones se escriban en minúscula, con las siguientes excepciones:

1.ª Breve extensión del título.
       Ley 17/2001, de 7 de diciembre, de Marcas.

2.ª Regulación completa de la materia.
       Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad.

3.ª Regulación de órganos constitucionales y grandes referentes legislativos del ordenamiento.
       Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial;
       Ley Orgánica 5/1985, de 19 de julio, de Régimen Electoral General;
       Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.

4.ª La parte citada de una norma se escribirá en minúscula: artículo, apartado, párrafo, disposición final primera, capítulo, sección, título, libro.

Las citas de leyes y decretos se escribirán siempre con el título completo de la norma: tipo (ley, real decreto, orden ministerial, etcétera), número, seguido de  una barra (/), año (con los cuatro dígitos), fecha (entre comas) y nombre:

…de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y normas que la desarrollen.

La cita será corta y decreciente:

…de conformidad con el artículo 6.2.a).1.º, párrafo segundo, del Real Decreto

La cita de la Constitución será siempre por su nombre: Constitución Española, y no sinónimos como Norma suprema, Norma fundamental, etcétera.

Tras la cita de la norma no hace falta mencionar el diario oficial donde se ha publicado. Se sobreentiende que localizar el texto completo de la disposición no es problema cuando ya está disponible en línea.

Los correos electrónicos se escriben rápido y se envían más rápido todavía

¡Demasiado tarde! Ya le hemos dado al botón de Enviar. (Ilustración Bayuela).

¿Cuántos correos electrónicos mandamos todos los días desde nuestro trabajo? ¿Cuántas veces nos hemos arrepentido de hacer clic con el ratón en el botón de Enviar?

El correo electrónico pertenece al género de lo que se conoce como escritura oralizada, es decir, que tiene elementos de la comunicación oral (inmediatez e interacción simultánea) y de la comunicación escrita (código propio y permanencia). ¿Problema? Que esa inmediatez que nuestro cerebro procesa como comunicación oral nos lleve hacia la ambigüedad y al lenguaje coloquial. Nos desorientamos, cuando en realidad estamos en el lenguaje escrito, que exige precisión y un registro formal. Ojo: lo escrito permanece y nos puede traicionar.

A la hora de ponernos a redactar, bueno será que tengamos en cuenta algunas reglas:

El encabezamiento

En el campo Para procura poner el nombre de una sola persona. La dirección de correo electrónico es un dato de carácter personal. Su uso a la vista de todos en listas de correos está castigado por la Ley de Protección de Datos. Si es el caso, las direcciones de los correos deberán ir con copia oculta (Cco).

Atención al botón de Reenviar: a quién y qué reenviamos.

Es un error dejar vacío el campo Asunto. Hay que titular breve, pero significativo del contenido: Reunión, no; Reunión de la Junta Directiva, sí. Deberemos cambiar el contenido del Asunto si los correos se responden y responden: Re: Re: Re: Re: tal cosa, ¡no!

En el encabezamiento aparece por defecto nuestro nombre (el que hayamos configurado), nuestro correo electrónico y la fecha con la hora.

El saludo

Será neutro. Estimado/-a, más el nombre correspondiente es correcto. Querido/-a no es apropiado en un uso profesional. Y tampoco son adecuados saludos del tipo Buenos días (no sabemos cuándo lo abrirá el receptor) o el consabido ¡Hola! Irá seguido siempre de dos puntos (y no coma): Estimado señor González:. Si nos dirigimos a un colectivo –y a pesar de ello– el saludo también irá en singular, ¡la lectura siempre es individual!: Estimado alumno, estimada alumna.

El cuerpo del mensaje

Siempre arrancará en línea aparte (y no a continuación) tras los dos puntos. Párrafos cortos (en torno a treinta palabras), palabras sencillas y máxima corrección ortográfica y gramatical. Piensa primero lo que quieres decir, y dilo. Un solo mensaje y nada de creatividad literaria. A lo concreto.

Tendremos en cuenta el tipo, el tamaño y el color de la fuente. Una Arial o una Times New Roman del cuerpo 12 y color negro darán una aspecto formal a nuestro escrito. Una Comic Sans o una Papyrus serán divertidas o exóticas, pero poco serias para nuestro trabajo. Sí, a las negritas para resaltar texto; también a las cursivas, para indicar una cita o un extranjerismo. ¡No a escribir en mayúsculas! Equivale a gritar. Bien estará que adjuntemos un archivo (un PDF o una hoja de cálculo, por ejemplo); cuidado con el peso de las fotos.

Deberemos evitar la fórmula Adjunto remito; mejor: Le envío en un archivo adjunto el informe…

La despedida

El saludo final es de cortesía debida. Un saludo o Un cordial saludo es adecuado. Los Abrazos y Besos quedan reservados para los correos personales. De nuevo aquí podemos ser traicionados por el espejismo de la comunicación oral: proximidad física con nuestro interlocutor. No hay tal.

Bloque de firma

Llevará nombre y apellidos, y en línea aparte, justo debajo, el cargo sin el artículo: Jefa del Área de Formación (y no La jefa del Área de Formación). Podremos añadir, siempre en línea aparte, dirección postal, teléfono, fax y web institucional. El correo electrónico no es necesario: aparece por defecto en el encabezamiento.

Descargos de responsabilidad

Generalmente reservados a los correos masivos. Son del tipo: La presente comunicación tiene carácter confidencial y es para uso exclusivo del destinatario indicado, etcétera. Suele llevar su correspondiente versión en inglés y en otras lenguas. Deberá estar redactado en sus justos términos y sin abusar (los hay que dan las versiones en cuatro o cinco lenguas; son los mismos que ponen lo de imprimir solo en caso necesario y el logo de Salvemos la naturaleza).

Por último y muy importante

Contestar siempre y mejor en las primeras veinticuatro horas. Lo que no implica precipitación en la respuesta. Se trata de confirmar la recepción. Si estamos hasta arriba o andamos con prisas, hay fórmulas amables del tipo: Me pongo inmediatamente con ello o Me hago cargo y tendré pronto una respuesta. Y siempre, siempre, repasar lo escrito antes de enviarlo.

La AEAT, un galicismo y otras minucias

Subastas a celebrar

La AEAT anuncia subastas

Ando (andamos todos) estos días a vueltas con la declaración de la renta. A unos nos sale a pagar (todavía más) y a otros, a devolver. Ando en estas, ya digo, cuando me encuentro en la prensa el anuncio que aquí traigo.

La AEAT (deduzco por el contexto que se trata de la llamada Agencia Estatal de Administración Tributaria) publica un aviso bien cargadito de mayúsculas (facilitar la legibilidad, se llama eso) para hacer saber a los ciudadanos (nosotros) que el día 15 de junio se van a celebrar unas subastas (deduzco por el contexto que se trata de bienes). Con mi agudeza visual observo que repite dos veces la palabra pujas (¿pobreza de vocabulario, quizá?) en un texto que suma veintidós palabras, donde no encontrarás una coma o un punto y donde sí echarás en falta algún acento (p.e., en la dirección: *GUZMAN EL BUENO).

Pero no, en esta ocasión yo no iba por ahí. Una vez más, lo que ha llamado mi atención ha sido el titular: Subastas a celebrar el 15 de junio de 2011. Dice la Nueva gramática de la lengua española (2009) que la construcción a + infinitivo transitivo […] “se propagó con mayor intensidad en el siglo XIX por influencia del francés, en especial con sustantivos abstractos” (apartado 26.6l). Y pone, entre otros, los siguientes ejemplos: dinero a repartir, política a seguir, errores a corregir, cuestiones a resolver, reunión a celebrar… Y remata: “A pesar de su extensión, posee escaso prestigio en el español actual”. Por fin, nos recomienda sustituir esa a por otras preposiciones: cuestiones por resolver, asuntos para tratar

El Manual de estilo de lenguaje administrativo (1997: 97) nos dice que “la lengua común y el lenguaje administrativo tienden a utilizar frecuentemente el giro compuesto nombre + a + infinitivo: documentos a presentar, procedimiento a seguir, cuotas a compensar…”. Lo que aquí se expresa es que el sustantivo ha de recibir la acción enunciada por el infinitivo (documentos que han de ser presentados).

Luciana Calvo Ramos, en su Introducción al estudio del lenguaje administrativo (1980: 65) considera esta construcción un galicismo sintáctico: concurso a convocar, parcelas a ocupar, elementos a importar

En nuestro caso, y por ir rematando, la solución a este titular, poco o casi nada meditado, podría ser:

  • Subastas para celebrar el 15 de junio
  • Subastas que hay que celebrar
  • Subastas que se celebrarán

En mi descargo (ver más arriba), recordaré que el académico Manuel Seco en su Diccionario de dudas (2005) aconseja dejar esta construcción para usos bancarios, comerciales y contables: total a pagar, efectos a cobrar, cantidades a deducir.

Y ahora pido perdón a quien haya llegado hasta aquí en su lectura por haberme puesto tan pedante. Pero ¡qué a gusto me he quedado con la AEAT!

Mayúsculas invasoras

Ilustración: ClipArtETC (Roman Renaissance Alphabet)

Ilustración: ClipArtETC (Roman Renaissance Alphabet)

Cuántas veces no nos habremos enfrentado a un documento administrativo, o un cartel, o un aviso, o un anuncio, escrito en su integridad en mayúsculas. O casi en su integridad. Esos textos de avisos en las comunidades de vecinos, por ejemplo. O en las vitrinas de las facultades. O en una sala de espera de un organismo público. Parece como si el redactor pensara que de esa forma, escribiendo todo, o casi, en mayúsculas se iba a hacer comprender (¿oír?) mejor. El lenguaje administrativo, que tiene sus propios códigos, abusa muchas veces de las mayúsculas.

Lo mejor será guiarnos por la Ortografía de la lengua española (en adelante OLE10). A ella nos remiten, junto con el DRAE y el DPD, las Directrices de técnica normativa de 28 de julio de 2005 (apartado IV. Criterios lingüísticos generales). Bien entendido que lo normal a la hora de escribir un texto es emplear como letra base la minúscula, aplicando la mayúscula en los casos prescritos por las reglas. El objetivo, siempre, será favorecer la legibilidad y visibilidad en textos cortos. En todo caso, su uso no es preceptivo. Sin agotar la casuística (este blog no es un tratado ni un manual), algunos ejemplos en los que sí aplicar el criterio de todo en mayúsculas son (OLE10: 4.4.):

  • En textos jurídicos y administrativos, los verbos que expresan la finalidad del escrito o que introducen cada una de sus partes fundamentales para favorecer su rápida lectura: CERTIFICA, EXPONE, SOLICITA, CONSIDERANDO.
  • Los términos en los que se alude de forma breve y repetida a las partes que se citan como intervinientes en documentos de carácter jurídico o administrativo: La Universidad Autónoma de Madrid, en adelante la UNIVERSIDAD…; D. José Pérez García, en adelante, el DEMANDANTE
  • Los textos de los carteles de aviso o de las pancartas: NO UTILIZAR EN CASO DE INCENDIO; PROHIBIDO ESTACIONAR; NO A LA GUERRA.
  • En textos de carácter informativo, las frases que expresan el contenido fundamental del escrito: Por motivos de higiene, SE PROHÍBE DEPOSITAR BASURAS EN LA VÍA PÚBLICA.
  • Términos como aviso, nota, advertencia, posdata, etc., cuando introducen de forma autónoma los textos correspondientes: AVISO: El pago de recibos solo podrá efectuarse los martes y jueves.

¡Horror! Por la proliferación de mayúsculas esto se parece mucho a un texto administrativo. ¿A que sí?

¡Ojo! En los correos electrónicos la escritura íntegra en mayúsculas equivale a gritar. En internet se recomienda evitar su empleo ¡Acabáramos!

Verbos comodín: nada comienza, nada se emprende, todo se inicia

El botón de “Inicio”, en la esquina inferior izquierda de la pantalla de nuestro ordenador, es omnipresente.

Ojo a la palabra Inicio, que Windows nos ha colocado en la parte inferior izquierda de la pantalla de nuestro ordenador. Ahora todo se inicia y todo finaliza. Es lo que hay. Iniciarfinalizar son verbos comodín. Un verbo comodín nos aleja de la precisión en el lenguaje y hace más ambiguos nuestros mensajes.

Por ejemplo: Fecha de inicio de la prestación del servicio. O este otro: Se inicia de oficio por medio de la presente convocatoria. O este: El órgano gestor deberá iniciar el expediente de reintegroIniciar, para el Diccionario de la Real Academia Española (DRAE), significa comenzar, dar principio a algo. Entre los sinónimos de iniciar están: empezar, comenzar, emprender, incoar, principiar, etcétera. En el segundo y tercer ejemplos, podíamos haber escrito, mejor: comienza de oficio… y deberá incoar el expediente

Para el verbo finalizar nos encontramos en una situación parecida. Por ejemplo: El miércoles finaliza el plazo para la presentación de enmiendas. O este otro: Hace más de dos años que finalizó el plazo establecido para la transposición al Derecho nacional de la Tercera Directiva… Entre los sinónimos de finalizar están: expirar, prescribir, caducar, concluir, acabar, terminar, cumplir, agotar, finiquitar, etcétera. Podríamos haber escrito con verbos más apropiados para cada contexto: El miércoles vence (o expira) el plazo… O también: Hace más de dos años que se cumplió el plazo establecido

Si utilizamos los verbos (o las palabras) más apropiados, estaremos más cerca de la claridad. Contra la ambigüedad, precisión.